Кирүүчү каттарды иштетүү эрежелери
Кирүүчү каттар эрежелери почтаны кол менен иреттөөдөн башкарылуучу процесске айлантат. Ар бир катты окуп, иреттеп, CRMге кол менен киргизбестен, шарттарды жана аракеттерди бир жолу сүрөттөйсүз — жана портал аларды ар бир жаңы катка автоматтык колдонот.
Бул сатуу жана колдоо бөлүмдөрү үчүн өзгөчө баалуу: сайттан келген өтүнмө же кардардан келген кат дароо жооптуусу бар CRM мүмкүнчүлүгүнө айланат, ал эми типтүү каттар бош менеджерди күтпөй авто-жооп алат.
Эрежелер кошулган куту үчүн анын жөндөөлөрүндө орнотулат. Кутуну кантип кошуу керектиги — Почта бөлүмүндө.
Эреже кантип иштейт
Ар бир эреже эки бөлүктөн турат:
- Шарттар — кайсы каттарда эреже иштейт;
- Аракеттер — портал ылайыктуу кат менен эмне кылат.
Жаңы кат келгенде, портал эрежелерди кезеги менен текшерип, биринчи ылайыктуусун колдонот. Ошондуктан эрежелердин кезеги маанилүү: тар жана артыкчылыктуу эрежелерди жалпыларынан жогору кармаңыз.
Шарттар
Шарттар кайсы каттар эрежеге туура келерин сүрөттөйт. Жеткиликтүү шарттар:
| Шарт | Качан колдонуу керек |
|---|---|
| Жөнөтүүчү | конкреттүү даректен келген каттар — мисалы, туруктуу кардар же өнөктөш. |
| Жөнөтүүчүнүн домени | бир компаниянын бардык каттары (@ белгисинен кийинки дарек боюнча). |
| Алуучу | жалпы кутунун конкреттүү дарегине келген каттар (сатуу, колдоо, эсептер). |
| Тема | темасында ачкыч сөзү бар каттар — «өтүнмө», «эсеп», «даттануу». |
| Папка | кутунун белгилүү папкасына түшкөн каттар. |
| Тиркемелердин болушу | файлы бар каттар — мисалы, келишимдер же текшерүүгө документтер. |
Шарттарды бүт почтага эмес, керектүү агымга гана иштегидей айкалыштырыңыз. Өтө кенен шарт автоматташтырууну каталардын булагына айлантат.
Аракеттер
Аракеттер ылайыктуу кат менен эмне болорун сүрөттөйт. Жеткиликтүү аракеттер:
- CRMде мүмкүнчүлүк түзүү — кат мүмкүнчүлүккө айланат, аны менен андан ары бөлүм иштейт; булагы жана мазмуну сакталат.
- Жооптуу дайындоо — мүмкүнчүлүк же агым дароо ээси болот, кол менен бөлүштүрүүнү күтпөйт.
- Агымдын абалын коюу — кат алышууну керектүү абалга которуу (мисалы, «ишт» же «жооп талап кылат»).
- Жооп талап кылынат деп белгилөө — жооп берүүчү катты бөлүп көрсөтүү же ошондой белгини алып салуу.
- Катты белгилөө — маанилүү каттарды көзгө көрүнөө бөлүп көрсөтүү.
- Папкага жылдыруу — каттарды папкалар боюнча автоматтык иреттөө.
- Авто-жооп жөнөтүү — жөнөтүүчүгө үлгү боюнча дароо жооп берүү (төмөндө караңыз).
- Катты жергиликтүү калтыруу — мүмкүнчүлүк ачуунун кереги жок болгондо, катты CRMге жылдырбай иштетүү.
Бир эреже бир нече аракетти аткара алат: мисалы, мүмкүнчүлүк түзүү, жооптуу дайындоо жана кардарга авто-жооп жөнөтүү.
Авто-жооп
Авто-жооп кат эрежеге туура келери менен жөнөтүүчүгө алдын ала даярдалган жоопту жөнөтөт. Бул өтүнмө кабыл алынганын ырастоо үчүн ыңгайлуу: «Биз сиздин кайрылууңузду алдык жана күн ичинде жооп беребиз».
Авто-жоопту жөндөгөндө эсепке алыңыз:
- Текст же үлгү — жөнөтүүчү так эмнени алат. Текстти кыска жана пайдалуу кармаңыз.
- Муздатуу мезгили — бир эле жөнөтүүчүгө кайра авто-жоопту канча убакытка чейин жөнөтпөө, кат алышууда адамды бирдей каттар менен көмүп салбоо үчүн.
- Аракеттердин чеги — авто-жооп бир жөнөтүүчүгө жалпы канча жолу кете алат.
Авто-жоопту тирүү жооптун имитациясына айлантпаңыз. Анын милдети — кабыл алынганын ырастоо жана мөөнөт боюнча күтүүнү коюу, менеджердин ишин алмаштыруу эмес.
Эрежелердин артыкчылыгы
Портал биринчи ылайыктуу эрежени колдонот, ошондуктан кезек жыйынтыкты чечет:
- тар эрежелерди (конкреттүү жөнөтүүчү, конкреттүү тема) кененинен (бүт домен, каалаган каттар) жогору кармаңыз;
- жалпы эреже жеке эрежеге туура келүүчү каттарды кармап калбаганын текшериңиз;
- эскирген эрежелерди агымга байкатпай таасир этмек кылбай өчүрүңүз.
Мисалда текшерүү
Эрежени тирүү агымда иштетүүдөн мурун, аны бир кат мисалында текшериңиз. Текшерүү шарттар иштемек беле жана кайсы аракеттер аткарылмак экенин көрсөтөт, — ушинтип өтө кенен шарттарды жана эрежелердин чырын алар чыныгы кардарларга тийгенге чейин табасыз.
Жакшы тажрыйбалар
- Бир түшүнүктүү агымдан баштаңыз: сайттан келген өтүнмөлөр, колдоо дарегине келген каттар, жеткирүүчүлөрдөн эсептер.
- Шарттарды эреже ашыкча каттарды камтыбагыдай жетишерлик тар кылыңыз.
- Мүмкүнчүлүк ээсиз калбашы үчүн эрежеде жооптууну дайындаңыз.
- Жаңы эрежени иштетүүдөн мурун бир кат мисалында текшериңиз.
- Авто-жоопту кабыл алынганын ырастоо үчүн колдонуңуз, менеджердин жообунун ордуна эмес.
- Эрежелерди үзгүлтүксүз карап чыгыңыз: эскиргендерин өчүрүп, туура эмес иштегендерин тактаңыз.
Кеңири таралган каталар
- Өтө кенен шарт — эреже бүт почтадан, анын ичинде таратуулардан жана спамдан мүмкүнчүлүк түзөт.
- Аракетте жооптуу жок — мүмкүнчүлүктөр ээсиз чогулуп калат.
- Бир нече эреже чырлашат — жалпы эреже кезектин айынан жеке эрежеден мурун каттарды кармап калат.
- Муздатуу мезгилсиз авто-жооп — жөнөтүүчү ар бир билдирүүсүнө бирдей каттарды алат.
- Эреже мисалда текшерилбей иштетилди — каталар чыныгы кардарларда гана көрүнөт.