Үлгүлөр, туруктуу тапшырмалар жана автоматташтыруу

LadVen OS ичинде үлгүлөр, туруктуу тапшырмалар жана автоматташтыруу кайталануучу ишти башкарылуучу процесске айлантат. Кызматкер эмне кылуу керектигин көрөт, жетекчи тобокелдикти көзөмөлдөйт, ал эми бизнес ээси иш адамдардын эсинде эмес, түшүнүктүү эрежеде турганын көрөт.

Бул бөлүмдү техникалык жөндөө катары эмес, бөлүмдүн иш тартибинин бир бөлүгү катары караңыз. Эгер иш бир нече жолу кайталанса жана ар бир жолу бир эле катышуучуларды, чек-листти, файлдарды, мөөнөттү же кабыл алуу тартибин талап кылса, аны үлгүгө же автоматташтырууга өткөрүү керек.

Бир кол менен түзүлгөн тапшырма кайра-кайра кайталанса, адегенде аны үлгү катары бекитиңиз, андан кийин график же окуя боюнча иштетүүнү тандаңыз жана жетекчи жыйынтыкты кантип текшерерин алдын ала аныктаңыз.

Автоматташтыруу борборун кантип окуу керек

Автоматташтыруу борбору тапшырма жөндөөлөрүн гана көрсөтпөйт. Бул активдүү жана өчүрүлгөн стандарттардын жумуштук көрүнүшү: тапшырма эрежелери, туруктуу үлгүлөр, коргоочу текшерүүлөр, CRM эрежелери жана иш агымдары.

Жалпы экранда муну текшериңиз:

• жалпы канча стандарт бар жана канчасы активдүү;
• кайсы элементтер окуу үчүн гана, кайсыларын башкарса болот;
• сап кайсы модулга таандык: тапшырмалар, CRM же иш агымы;
• элементтин түрү: эреже, туруктуу тапшырма, коргоочу текшерүү же иш агымы;
• колдонуу аймагы: компания, долбоор, бөлүм же башка жумуш контуру;
• жөндөөнү акыркы жолу ким өзгөрткөн;
• акыркы иштетүү качан болгон;
• ачуу аракети кайсы бетке алып барат.

Модуль, түр жана статус боюнча чыпкалар издөө үчүн гана эмес, башкаруучулук текшерүү үчүн керек. Мисалы, бөлүм жетекчиси активдүү тапшырма эрежелерин гана карай алат, ал эми администратор процесс башталганга чейин чечилиши керек өчүрүлгөн коргоочу текшерүүлөрдү табат.

Эгер сап окуу үчүн гана болсо, жеке эреже көчүрмөсү менен айланып өтпөңүз. Адегенде процесс ээсин жана укуктарды текшериңиз. Болбосо системада эки окшош стандарт пайда болуп, команда кайсынысы иштеп жаткан стандарт экенин түшүнбөй калат.

Чыпкалоодон кийин бош натыйжа чыкса, бул автоматташтыруу жок дегенди дайыма билдирбейт. Тандалган модулду, түрдү, статусту жана колдонуучу укуктарын текшериңиз: жетүү чектелгенде айрым элементтер жашырылышы мүмкүн.

Тапшырма автоматташтыруунун иш аймактары

Тапшырма автоматташтыруу бетинде жөндөөлөр мааниси боюнча бөлүнгөн. Аны бир аралаш тизме катары карабаңыз: ар бир аймак өзүнчө башкаруучулук суроого жооп берет.

Аймак	Эмнени текшерүү керек	Качан ачуу керек
Автоматташтыруу борбору	Модуль, түр, статус, колдонуу аймагы, укуктар, ээси жана акыркы иштетүү	Бар стандартты табуу, процесс ээсин түшүнүү же аракет эмне үчүн жеткиликсиз экенин түшүндүрүү керек болгондо
Эрежелер	Иштетүү окуясы, шарттар, колдонуу аймагы, аракеттер, алдын ала текшерүү жана белгилүү тапшырма боюнча кол менен иштетүү	Тапшырма эмне үчүн өзгөргөнүн түшүнүү же жаңы эрежени кошордон мурун коопсуз текшерүү керек болгондо
Коргоочу текшерүүлөр	Бөгөттөлгөн аракет, жетишпеген шарт, колдонуучуга билдирүү жана абалды ким оңдой алары	Колдонуучу чектөө көргөндө жана тапшырманы туура бүтүрүүгө жардам берүү керек болгондо
Үлгүлөр жана туруктуулук	Үлгүнүн көрүнүшү, график, кийинки жана акыркы иштетүү, дубль саясаты жана ээси	Кайталанган тапшырма түзүүнү стандартташтыруу же туруктуу процессти текшерүү керек болгондо
Автоматташтыруу тарыхы	Булак, статус, таасир алган тапшырма же аракет, өткөрүп жиберүү же ката себеби	Автоматташтыруу эмне кылганын, эмнени өткөрүп жибергенин, эмнени бөгөттөгөнүн же кай жерде ката болгонун калыбына келтирүү керек болгондо

Бөлүмдөгү аракет жеткиликсиз болсо, адегенде чектөө түшүндүрмөсүн жана колдонуучунун ролун караңыз. Өчүрүлгөн баскыч көбүнчө тандалган аймакта иштетүү, өзгөртүү, өчүрүү же көрүү укугу жок экенин билдирет.

Эрежени белгилүү тапшырма боюнча кол менен иштетүүдөн мурун алдын ала текшерүүнү колдонуңуз. Эгер текшерүү иштетүү бөгөттөлөрүн же туура эмес тапшырмаларга таасир этерин көрсөтсө, эрежени иштетүүдөн мурун тактаңыз.

Тапшырма үлгүлөрүндө көрүнүү которгучуна көңүл буруңуз: жеке, жалпы жана бардык жеткиликтүү үлгүлөр ар башка топтомду көрсөтүшү мүмкүн. Керектүү үлгү табылбаса, көчүрмө түзүүдөн мурун издөөнү, жетүү аймагын жана процесс ээсин текшериңиз.

Тарых ката болгондо гана керек эмес. Жаңы эреже же туруктуу процесс биринчи жолу иштегенден кийин аны караңыз: процесс ээси автоматташтыруу кеңири жайыла электе ийгиликтүү аракеттерди, өткөрүп жиберүүлөрдү, каталарды жана себептерди көрүшү керек.

Үлгү жана автоматташтыруу эмне берет

Үлгү тапшырманын туура түзүмүн бекитет: эмне жасалат, ким катышат, кайсы кадамдар текшерилет, кайсы материалдар керек жана жыйынтык кандай болгондо кабыл алынат.

Туруктуу тапшырма ошол үлгүдөн тапшырманы график боюнча түзөт. Бул иш белгилүү кызматкердин эсине эмес, бөлүмдүн иш тартибине байланганда пайдалуу.

Автоматташтыруу тапшырмада маанилүү окуя болгондо алдын ала макулдашылган аракетти аткарат: статус өзгөрдү, мөөнөт жакындады, жооптуу адам дайындалды, жорум кошулду же башка шарт аткарылды.

Натыйжада жетекчи бөлүм ишин алдын ала көрө алат:

• бирдей процесстер бир стандарт менен аткарылат;
• кызматкерлер типтүү тапшырманы ар жолу кол менен чогултпайт;
• маанилүү аракеттер бир адамдын эсине көз каранды болбойт;
• жоопкерчилик жана мөөнөт алдын ала көрүнөт;
• сапат чек-листтер жана милдеттүү кадамдар аркылуу көзөмөлдөнөт;
• эмне түзүлгөнүн, өзгөргөнүн же өткөрүлгөнүн тарыхтан текшерсе болот.

Кайсы куралды тандоо керек

Үлгү, туруктуу тапшырма, автоматташтыруу эрежеси жана коргоочу текшерүү бир эле нерсе эмес. Аларды чогуу колдонсо болот, бирок башында бир суроого жооп бериңиз: кайсы ишти стандартташтыруу керек.

Скриншотсуз чакан практика: бир кайталанган процессти алып, төрт сап жазыңыз: эмне кайталанат, качан башталат, ээси ким, катаны эмне токтотушу керек. Андан кийин куралды тандаңыз: үлгү, туруктуу тапшырма, эреже же коргоочу текшерүү. Эгер жок дегенде бир сапты жөнөкөй сөз менен жаза албасаңыз, автоматташтырууну жөндөбөй туруп процессти тактаңыз.

Тапшырманын курамы кайталанабы?Үлгү түзүңүз: сүрөттөмө, ролдор, чек-лист, файлдар жана даярдык белгилери.

Иш календарь боюнча чыгышы керекпи?Түшүнүктүү мөөнөтү жана жооптуусу бар туруктуу тапшырманы коюңуз.

Аракет окуяга байланыштуубу?Автоматташтыруу эрежесин колдонуңуз: статус, мөөнөт, жооптуу адам же башка шарт.

Катаны өткөрүп жиберүүгө болбойбу?Жабуудан, статус алмаштыруудан же процессти баштоодон мурун коргоочу текшерүү кошуңуз.

Курал	Качан колдонулат	Жетекчи эмнени алат
Үлгү	Иш кайталанат, бирок аны адам ар башка жагдайда баштайт	Тапшырма коюунун жана даярдыкты кабыл алуунун бирдиктүү стандарты
Туруктуу тапшырма	Иш график боюнча пайда болушу керек	Кол менен эскертүүсүз милдеттүү иштердин алдын ала белгилүү календары
Автоматташтыруу эрежеси	Аракет тапшырмадагы окуядан кийин жасалышы керек	Статуска, мөөнөткө, жооптууга, жорумга же башка өзгөрүүгө тез жооп
Коргоочу текшерүү	Тапшырмадагы ката процессти бузушу мүмкүн	Маанилүү аракетке чейин талаа, файл, жорум же этап толук экенин көзөмөлдөө

Эгер кызматкер ар жолу окшош тапшырманы кол менен түзсө, үлгү керек. Эгер жетекчи ар жума сайын ошол эле текшерүүнү эскертип турса, туруктуу тапшырма керек. Эгер текшерүү статусуна өткөндө жетекчи дайыма кошулушу керек болсо, автоматташтыруу эрежеси керек. Эгер тапшырманы жыйынтыксыз жабууга болбосо, коргоочу текшерүү керек.

Процесс өзү сөз менен сүрөттөлө элек болсо, автоматташтыруудан баштабаңыз. Алгач туура жыйынтык эмне экенин, ага ким жооп берерин жана өзгөчө учурлар кайда көрүнөрүн макулдашыңыз. Ошондон кийин LadVen OS ичиндеги жөндөө иш тартибинин чагылышы болот.

Процесс стандартын кантип киргизүү керек

Үлгү же эреже бир жолку жөндөө эмес, иш тартибин өзгөртүү. Команда эмне үчүн тапшырма эми ушундай түзүлөрүн, стандарттын ээси ким экенин жана көйгөйдү кайда билдирерин түшүнүшү керек.

Иштөө тартиби:

1. Процессти жөнөкөй сөз менен жазыңыз: жыйынтык, ролдор, даярдык белгилери, өзгөчө учурлар.
2. Куралды тандаңыз: үлгү, туруктуулук, эреже же коргоочу текшерүү.
3. Биринчи вариантты бардык бөлүмгө эмес, бир түшүнүктүү жагдайга түзүңүз.
4. Бир нече сыноо тапшырмасын түзүп, аткаруучу, жетекчи жана байкоочу үчүн кандай көрүнөрүн текшериңиз.
5. Аталышты, сүрөттөмөнү, чек-листти, мөөнөттү жана ролдорду жалпы командага чыгарганга чейин оңдоңуз.
6. Процесс ээсин дайындап, стандарт качан кайра караларын макулдашыңыз.
7. Ишке киргенден кийин биринчи тапшырмалар боюнча пикир чогултуп, стандартты жаңыртыңыз.

Эгер команда ишке киргенден кийин чек-лист пункттарын көп өчүрсө, жооптууларды өзгөртсө же "бул тапшырма эмнеге түзүлдү?" деп сураса, маселе кызматкерлерде эмес, стандартта. Аны жаңы эрежелерди кошконго чейин тактоо керек.

Качан үлгү керек

Үлгү кайталануучу жана туруктуу аткаруу тартиби бар тапшырмаларга керек. Ар жолу окшош сүрөттөмө, бирдей катышуучулар, чек-лист, файлдар, долбоор же мөөнөт көрсөтүлсө, процессти үлгү катары бекиткен жакшы.

Үлгү төмөнкү учурларда пайдалуу:

• келишимди же коммерциялык сунушту макулдашуу;
• кардарды, долбоорду же ички демилгени баштоо;
• жумалык же айлык отчет даярдоо;
• документтерди чек-лист боюнча текшерүү;
• типтүү кайрылууну иштетүү;
• кызматкерди же кардарды ишке киргизүү;
• туруктуу административдик процедура;
• бөлүм регламентинин аткарылышын көзөмөлдөө.

Кокус эски тапшырмадан үлгү жасабаңыз. Анда убактылуу файлдар, ашыкча байкоочулар, эски шилтемелер, жеке жорумдар же бир жолу гана мааниси болгон мөөнөт калып калышы мүмкүн.

Үлгү тапшырма коюуну гана тездетпей, сапатты сактаганда өзгөчө пайдалуу. Мисалы, сатуу бөлүмү кардарды ишке өткөрүү үчүн, бухгалтерия мезгилди жабуу үчүн, кадрлар бөлүмү кызматкерди ишке киргизүү үчүн, тейлөө командасы кайрылууну текшерүү үчүн бирдиктүү үлгү колдоно алат.

Эгер тапшырма ар жолу катышуучулары, жыйынтыгы жана иш тартиби боюнча олуттуу айырмаланса, үлгү түзбөңүз. Мындай учурда тапшырманы кол менен түшүнүктүү коюу же адегенде процесстин бир нече типтүү вариантын сүрөттөө туура.

Үлгүдө эмнени сактоо керек

Үлгүдө процесстин кайталануучу бөлүктөрү гана калсын:

• түшүнүктүү аталыш же аталыш түзүмү;
• тапшырманын сүрөттөмөсү: максат, жагдай, иш тартиби жана даярдык белгилери;
• текшериле турган кадамдары бар чек-лист;
• катышуучулардын ролдору: коюучу, жооптуу, бирге аткаруучулар, байкоочулар;
• чындап кайталанса долбоор, кардар, жумуш тобу же белгилер;
• биринчи колдонгондон кийин эскирбеген файлдар, нускамалар жана документтер;
• жүктөмдү башкарууга жардам берсе артыкчылык жана пландалган убакыт;
• мөөнөт эрежеси: мисалы, тапшырма түзүлгөндөн кийин эки иш күнүндө аткарылышы керек.

Жакшы үлгү кызматкерге кандай жыйынтык күтүлөрүн жана иш кайсы белгилер боюнча кабыл алынарын түшүндүрөт. Процесс ээси үчүн үлгү үч суроого жооп бериши керек: эмне жасалат, жыйынтыкты ким кабыл алат жана тапшырманы жабууга болорун эмнеден билебиз.

Эгер бул жоопторду кат алышуудан издөө же жетекчиден оозеки тактоо керек болсо, үлгү али процесс стандарты катары даяр эмес.

Үлгүлөр китепканасы

Убакыт өткөн сайын үлгүлөр көбөйөт. Эреже болбосо, алар окшош даярдамалардын кампасына айланат. Китепкана кызматкер керектүү стандартты тез тандай тургандай, ал эми жетекчи анын артында кайсы процесс турганын көрө тургандай болушу керек.

Жакшы китепкана төмөнкү принциптер менен түзүлөт:

• бир үлгү бир кайталануучу процесс үчүн жооп берет;
• аталыш жагдайды, бөлүмдү же жыйынтыкты түшүндүрөт;
• эскирген үлгүлөр өчүрүлөт же архивге өткөрүлөт;
• маанилүү үлгүнүн ээси бар;
• үлгүдөгү өзгөрүү администратордун жеке оңдоосу эмес, процесстин өзгөрүшү катары каралат;
• окшош үлгүлөр түшүнүктүү белги боюнча бириктирилет же бөлүнөт: бөлүм, кардар жагдайы, жыйынтык түрү, кызмат деңгээли.

Үлгүлөрдү техникалык же бош ат менен атабаңыз: "Үлгү 1", "Жаңы процесс", "Отчеттун көчүрмөсү". Колдонуучуга "Сатуу бөлүмүнүн жумалык отчету", "Кардарды ишке өткөрүү", "Келишимди жөнөтүүдөн мурун текшерүү" деген аттар түшүнүктүү.

Жаңы үлгү түзүүдөн мурун ошол эле маселени бар үлгү чечпейби, текшериңиз. Эгер айырма бир чек-лист пунктунда же бир байкоочуда гана болсо, жаңы көчүрмө түзбөй, учурдагы стандартты жаңыртуу же процесс ичинде вариант кылуу туура болушу мүмкүн.

Үлгүдон тапшырма түзүү

Үлгүдөн түзүлгөн тапшырма кадимки жумуш тапшырмасы бойдон калат. Аны сактоодон мурун кол менен толтурулган тапшырмадай эле кылдат текшериңиз.

Сунушталган тартип:

1. Үлгүдөн тапшырма түзүүнү ачыңыз.
2. Аталышы, бөлүмү, долбоору же иш процесси боюнча туура үлгүнү тандаңыз.
3. Болочок тапшырманын аталышын жана сүрөттөмөсүн текшериңиз.
4. Катышуучуларды жана ролдорду текшериңиз.
5. Мөөнөттү жана артыкчылыкты текшериңиз.
6. Чек-листти, файлдарды, белгилерди, долбоорду жана кардарды караңыз.
7. Үлгүдө ушул учурга тиешеси жок кадамдар болсо, алып салыңыз.
8. Дал ушул тапшырма үчүн маанилүү жагдайды кошуңуз.
9. Тапшырманы түзүп, керек болсо акыркы текшерүү үчүн аны ачыңыз.

Тапшырма түзүлгөндөн кийин үлгүдөн өзүнчө жашайт. Белгилүү тапшырманы өзгөртүү үлгүнү өзгөртпөйт, ал эми үлгүдөгү өзгөрүү мурда түзүлгөн тапшырмаларды кайра жазбайт.

Туруктуу тапшырмалар

Туруктуу тапшырма күн сайын, жума сайын, ай сайын же башка белгиленген мезгилде автоматтык түрдө пайда болушу керек болгон иштерге керек.

Мисалдар:

• жетекчиге жумалык отчет;
• айлык документ салыштыруу;
• тейлөө сапатын туруктуу текшерүү;
• мөөнөтү өткөн кайрылууларды көзөмөлдөө;
• кардар менен кайра байланышуу;
• ички регламенттин аткарылышын текшерүү;
• бөлүмдүн административдик процедурасы.

Туруктуулукту кошордон мурун процесс чын эле календарь боюнча башталышы керекпи, текшериңиз. Эгер тапшырма белгилүү окуядан кийин гана керек болсо, автоматташтыруу эрежеси ылайыктуу.

Туруктуулук бизнеске түшүнүктүү болушу керек. "Ар дүйшөмбү 10:00дө өткөн жуманын мөөнөтү өткөн кайрылууларын текшерүү" деген сөз "жумасына бир жолу тапшырма түзүү" дегенден жакшы: биринчи учурда иштин убактысы, маңызы жана көзөмөл мезгили түшүнүктүү.

Эгер процесс башка тапшырманын жыйынтыгына көз каранды болсо, календарь туура эмес болушу мүмкүн. Мисалы, келишимди текшерүү тапшырмасы айдын биринчи күнү эмес, келишим даяр болуп, керектүү статуска өткөндөн кийин түзүлгөнү жакшы.

Графикти кантип коюу керек

График бөлүмдүн чыныгы иш логикасына туура келиши керек.

Жөндөөдө текшериңиз:

• тапшырма канча убакта бир пайда болушу керек;
• кызматкерлерге тапшырманы кайсы күн жана кайсы убакта алуу ыңгайлуу;
• процесс убактылуу болсо аяктоо күнү керекпи;
• жаңы тапшырмага кандай аткаруу мөөнөтү коюлат;
• жыйынтыкка ким жооп берет;
• жаңы тапшырма бүтө элек мурунку тапшырманы кайталабайбы.

Күнүмдүк көзөмөл үчүн адатта кыска мөөнөт жана түшүнүктүү жооптуу адам керек. Жумалык отчеттордо даярдоо күнүн жана текшерүү күнүн эске алыңыз. Айлык процедураларды бөлүмдүн иш циклине байлаңыз: мезгилди жабуу, салыштыруу, пландоо же отчет берүү.

Команда ар башка убакыт алкактарында иштесе, тапшырма кайсы иш убактысы боюнча түзүлөрүн алдын ала макулдашыңыз. Бул кызматкерлер тапшырманы өтө кеч көрүп калуусун же түзүлгөн замат мөөнөтү өтүп кетишин азайтат.

Убактылуу демилгелер үчүн аяктоо күнүн же кайра кароо мезгилин белгилеңиз. Болбосо туруктуу тапшырма долбоор, сезондук кампания же кереги жок болуп калган текшерүү бүткөндөн кийин да чыга берет.

Туруктуу процессти кантип текшерүү керек

Туруктуу тапшырма - "календардагы эскертүү" эмес, башкарылуучу процесс. Кошуудан мурун жана биринчи ишке кирүүлөрдөн кийин процесс ээси графикти гана эмес, командада чындап кандай жумуш тапшырмалары пайда болгонун да текшериши керек.

Туруктуулукту бир чынжыр менен текшериңиз:

1. Туруктуу тапшырманын жөндөөсүн ачып, туура үлгү тандалганын текшериңиз.
2. Графикти текшериңиз: мезгил, күн, убакыт, убакыт алкагы, башталуу күнү жана убактылуу процесс болсо аяктоо күнү.
3. Жаңы тапшырманын мөөнөтүн текшериңиз: ал түзүлгөн учурдан эсептелиши керек, ошондо аткаруучу тапшырманы алган замат мөөнөтү өтүп кетпейт.
4. Процесс ээсин текшериңиз. Бул жөн гана баскычты баскан администратор эмес, туруктуулуктун маанисине жооп берген адам.
5. Болочок тапшырмадагы жооптууну, бирге аткаруучуларды жана байкоочуларды текшериңиз.
6. Кайталанмаларды башкаруу тартибин текшериңиз: мурунку тапшырма дагы активдүү болсо, эмне болот.
7. Ишке кирүү тарыхын ачып, качан ишке киргенин, кайсы тапшырма түзүлгөнүн, кайсы үлгү колдонулганын, ишке кирүү өткөрүлгөнбү жана эмне себептен өткөрүлгөнүн көрүңүз.
8. Биринчи чыныгы ишке кирүүдөн кийин түзүлгөн тапшырманы аткаруучунун көзү менен ачыңыз: ал эмне үчүн пайда болгону, эмне кылуу керектиги жана жыйынтык качан күтүлөрү түшүнүктүүбү.

Эгер туруктуу тапшырма кайталанма үчүн өткөрүлсө, бул сөзсүз ката эмес. Кээ бир процесстер үчүн бул бирдей активдүү тапшырмалардын топтолушунан коргогон туура чечим. Бирок процесс ээси муну ишке кирүү тарыхынан көрүп, мурунку тапшырма дагы чечим талап кыларын түшүнүшү керек.

Эгер тарых бир эле мезгил үчүн бир нече тапшырма түзүлгөнүн көрсөтсө, ашыкча тапшырмаларды унчукпай өчүрбөңүз. Алгач графикти жана кайталанмаларды башкаруу тартибин текшериңиз. Болбосо команда кайсы тапшырма жумуш тапшырмасы, кайсынысы жөндөөдөн пайда болгонун түшүнбөй калат.

Кайталанмалардан кантип сактануу керек

Туруктуу процесстерде жаңы тапшырма пайда болушу керек болгон учурда мурунку тапшырма жабыла элек болсо, эмне кылынарын алдын ала чечүү маанилүү.

Бир нече ыкма бар:

• мурунку активдүү тапшырма жабылмайынча жаңысын түзбөө;
• эски тапшырма жабылбаса да, ар бир мезгилде жаңысын түзүү;
• мурунку тапшырманы кол менен бүтүрүү же кийинки мезгилге өткөрүү;
• жетекчи кайталанган жабылбаган тапшырмаларды көрө турган өзүнчө текшерүү колдонуу.

Ыкманы процесстин маңызы боюнча тандаңыз. Жумалык отчет үчүн бир нече окшош активдүү тапшырма башкарууга тоскоол болот. Ал эми көз карандысыз күнүмдүк текшерүү үчүн кечээги тапшырма жабыла элек болсо да, бүгүнкү тапшырма керек болушу мүмкүн.

Жетекчи үчүн негизги суроо "кайталанма барбы?" эмес, "ал процессти башкарууга тоскоол болобу?". Кайталанмалар бир эле жыйынтыкты эки адам жасай баштаганда, кайсы тапшырманы жабуу керектиги түшүнүксүз болгондо же мөөнөт бир нече көчүрмөгө бөлүнүп кеткенде кооптуу.

Туруктуулукту иштетүүдөн мурун макулдашыңыз:

• өткөн мезгилдин активдүү тапшырмасы жаңысын токтотушу керекпи;
• жабылбаган мурунку тапшырманы ким карайт;
• ашыкча тапшырма жокко чыгарылса, жорумда эмне жазылат;
• процесс ээси өткөрүлгөн же түзүлгөн ишке кирүүлөрдүн тарыхын кайдан көрөт;
• графикти качан кайра кароо керек.

Эгер туруктуу тапшырма кайталанма түзсө, туура оңдоо мындай: процесс ээси ишке кирүү тарыхын текшерет, себепти табат, ашыкча тапшырманы түшүндүрмө менен жокко чыгарат жана графикти же кайталанма тартибин өзгөртөт. Ашыкча тапшырманы жөн эле өчүрүү көйгөйдү кийинки мезгилге чейин жашырып коет.

Графиктен тышкары кол менен түзүү

Кээде туруктуу үлгүдөн тапшырманы графиктен тышкары түзүү керек болот: регламент өзгөргөндөн кийин, пландан тышкары текшерүү үчүн, жаңы бөлүмдү ишке киргизерде же процессти сынаганда.

Кол менен түзүүдөн мурун текшериңиз:

• туура үлгү тандалган;
• тапшырма бир нече мүнөттөн кийин автоматтык түрдө кайра пайда болбойт;
• катышуучулар жана мөөнөт пландан тышкары учурга туура келет;
• жаңы тапшырма ашыкча кайталанма жаратпайт;
• жооптуу адам тапшырма эмне үчүн кадимки графиктен тышкары түзүлгөнүн түшүнөт.

Чаташуу коркунучу болсо, сүрөттөмөгө же жорумга пландан тышкары ишке киргизүүнүн себебин кошуңуз.

Процесс ээси

Ар бир маанилүү үлгүдө, туруктуу тапшырмада же эрежеде процесс ээси болушу керек. Бул сөзсүз система администратору эмес. Көбүнчө бул бөлүм жетекчиси, улук адис же жыйынтыктын сапатына жооп берген адам.

Процесс ээси стандарт пайдалуу бойдон калышына жооп берет:

• тапшырманын сүрөттөмөсү эски регламентти эмес, чыныгы ишти көрсөтөт;
• чек-лист жөн гана ачык кадамдарды кайталап койбой, жыйынтыкты текшерет;
• катышуучулар "керек болуп калар" деп эмес, ролу боюнча тандалган;
• мөөнөттөр команданын кадимки жүктөмүнө туура келет;
• туруктуулук ашыкча ызы-чуу жаратпайт;
• автоматташтыруу эрежелери маанилүү башкаруучулук чечимдерди жашырбайт;
• кызматкерлер тапшырма эмне үчүн автоматтык түзүлгөнүн же өзгөргөнүн түшүнөт.

Практикалык көзөмөл ритми: процесс башталгандан кийин алгачкы бир нече түзүлгөн тапшырманы текшерүү, андан соң бир-эки жумадан кийин үлгүгө же эрежеге кайтуу, кийин регламент, команда, кызмат деңгээли, продукт же макулдашуу жолу өзгөргөндө кайра кароо.

Процесс ээси жок болсо, автоматташтыруу бат эле ашыкча иштин булагына айланат: тапшырмалар пайда болот, эрежелер бир нерсени өзгөртөт, бирок бул бөлүм ишине жардам берип жатабы, эч ким текшербейт.

Кеңири ишке чейин чакан сыноо

Маанилүү үлгү, туруктуу тапшырма же эрежени адегенде чектелген аймакта текшериңиз: бир бөлүмдө, бир долбоордо, бир тапшырма түрүндө же чакан колдонуучу тобунда. Бул туура эмес тапшырмалар массалык түзүлүп кетишин же жооптуулар керексиз жерде өзгөрүшүн азайтат.

Чакан сыноодо текшериңиз:

• тапшырмалар туура учурда түзүлөт;
• катышуучулар эмне үчүн дайындалганын түшүнөт;
• мөөнөт жана пландалган убакыт реалдуу;
• чек-лист жыйынтыкты аткарууга жана кабыл алууга жардам берет;
• файлдар, документтер жана байланыштар керектүү адамдарга жеткиликтүү;
• автоматтык жорумдар жана билдирүүлөр ашыкча ызы-чуу жаратпайт;
• тарых система аракеттерин түшүнүктүү түшүндүрөт.

Сыноодон кийин чечим чыгарыңыз: стандартты кеңейтүү, аны оңдоо же андан баш тартуу. Сыноо эрежелерин "керек болуп калар" деп активдүү калтырбаңыз: алар ызы-чуу жаратып, автоматташтырууга ишенимди азайтат.

Автоматташтыруу эрежелери

Автоматташтыруу эрежеси жөнөкөй башкаруу логикасын сүрөттөйт: окуя болгондо система аракет жасайт.

Мисалдар:

• мөөнөт өтсө, коюучуга билдирүү жөнөтүү;
• тапшырма текшерүү статусуна өткөндө жетекчини байкоочу кылып кошуу;
• тапшырма жабылганда жыйынтык жорумун кошуу;
• шашылыш белги пайда болгондо артыкчылыкты көтөрүү;
• долбоордо тапшырма түзүлгөндө регламент боюнча жооптуу адамды дайындоо;
• мөөнөт өзгөргөндө катышуучуларга билдирүү берүү.

Жакшы эреже аталышынан эле түшүнүктүү болот. "Авто 2" дегендин ордуна жыйынтыкты түшүндүргөн ат колдонуңуз: "Мөөнөт өтсө бөлүм жетекчисине билдирүү" же "Даяр болгондо тапшырманы текшерүүгө жөнөтүү".

Аракет аймагы жана катышуучулар

Эрежени жөндөөдө ал кайда жана кимдер үчүн иштей турганын аныктоо маанилүү:

• жеке тапшырмалар үчүн гана;
• белгилүү бөлүм үчүн;
• бөлүм жана анын карамагындагы командалар үчүн;
• тандалган кызматкерлер үчүн;
• долбоор, кардар же жумуш тобу үчүн;
• регламент уруксат берсе, бүт уюм үчүн.

Аракет аймагы канчалык кең болсо, эрежени иштетүүдөн мурун ошончолук кылдат текшерүү керек. Бир бөлүмдө пайдалуу автоматташтыруу башка бөлүмдө зыяндуу болушу мүмкүн, анткени макулдашуу тартиби, мөөнөттөр же ролдор башкача.

Эгер эреже жооптууну, бирге аткаруучуну же байкоочуну дайындаса, тандоодо тапшырма тапшырууга болгон активдүү ички кызматкерлер гана жеткиликтүү болот. Тышкы (конок жана экстранет) жана өчүрүлгөн эсептерди эрежеде тандоого болбойт, ошондуктан процесс ички тапшырмаларды аткарбашы керек болгон адамга ишти дайындабайт.

Иштөө шарттары

Шарттар "эреже кайсы учурда иштеши керек?" деген суроого жооп берет.

Көп кездешкен окуялар:

• жаңы тапшырма түзүлдү;
• статус өзгөрдү;
• мөөнөт өзгөрдү;
• жооптуу адам дайындалды же алмашты;
• артыкчылык өзгөрдү;
• жорум кошулду;
• белги кошулду;
• иш убактысы белгиленди.

Шарттарды жетиштүү так коюңуз. Эгер эреже "Даяр" статусуна өткөндө гана иштеши керек болсо, аны тапшырмадагы бардык өзгөрүүлөргө байлабаңыз. Антсе ал өтө көп иштеп, ашыкча билдирүү же өзгөрүү жаратат.

Иштетүүдөн мурун жакшы текшерүү: эрежени бир сүйлөм катары окуңуз. Мисалы: "Ишке киргизүү долбоорундагы тапшырма иштен текшерүүгө өткөндө, жетекчини байкоочу кылып кошуу". Эгер сүйлөм бүдөмүк угулса, шартты тактоо керек.

Эреженин аракеттери

Аракет "шарт аткарылгандан кийин система эмне кылышы керек?" деген суроого жооп берет.

Тапшырмаларда көбүнчө булар автоматташтырылат:

• статусту өзгөртүү;
• жооптуу адамды дайындоо;
• байкоочуларды же бирге аткаруучуларды кошуу;
• белгилерди кошуу;
• жорум кошуу;
• мөөнөт коюу же өзгөртүү;
• талааны толтуруу;
• ички тапшырма түзүү;
• кызматкерлерге билдирүү берүү;
• байланышкан иш агымын баштоо;
• убакыт же татаалдык боюнча алдын ала баа даярдоо.

Жооптуу адамды, статусту же мөөнөттү өзгөрткөн аракеттерди өзгөчө этият коюңуз. Катышуучулар эмне үчүн мындай болгонун түшүнүшү керек. Эгер аракет суроо жаратса, түшүнүктүү жорум кошуңуз же себеп тапшырма тарыхында көрүнүп турарын текшериңиз.

Башкаруучулук тандоону талап кылган чечимди автоматташтырбаңыз. Система байкоочу кошо алат, мөөнөттү эскерте алат, ички тапшырма түзө алат же жорум кошо алат. Бирок коммерциялык тобокелдикти баалоо, кардар боюнча өзгөчө чечим кабыл алуу же артыкчылыктардын чырын чечүү жооптуу адамдын иши.

Жакшы автоматташтыруу кайталанган аракетти алып салат, бирок жоопкерчиликти жашырбайт. Эреже иштегенден кийин эмне өзгөргөнү, эмне үчүн өзгөргөнү жана жыйынтыкка ким жооп берери түшүнүктүү болушу керек.

Эреже түзөрдөн мурун үч суроого жооп бериңиз:

Суроо	Эмне үчүн маанилүү
Кайсы окуя эрежени иштетет?	Эреже ашыкча же эрте иштебеши үчүн.
Кайсы шарттар аткарылышы керек?	Автоматташтыруу керектүү тапшырмаларга гана таасир этиши үчүн.
Кайсы аракет жасалат?	Катышуучулар эреженин кесепетин түшүнүшү үчүн.

Автоматташтырууну жөн гана ыңгайлуулук үчүн эмес, конкреттүү тобокелдикти азайтуу үчүн кошуңуз: унутулган мөөнөт, жооптуусу жок иш, кабыл алуусуз жабуу, кардар контекстинин жоголушу же кайталануучу кол иши.

Убакытты алдын ала баалоо

Айрым процесстерде тапшырманын убактысын же татаалдыгын алдын ала баалоо пайдалуу. Бул жетекчиге жүктөмдү тезирээк пландаганга, ал эми аткаруучуга күтүлгөн иш көлөмүн түшүнгөнгө жардам берет.

Мындай бааны башкаруучулук белги катары колдонуңуз, айрыкча тапшырма татаал же контекстке көз каранды болсо. Бааны автоматтык колдонордон мурун текшериңиз:

• баалоо сценарийи дал ушул тапшырма түрүнө туура келет;
• жыйынтык милдеттүү эксперттик текшерүүнү алмаштырбайт;
• кызматкерлер баа алдын ала экенин көрүшөт;
• кол менен толтурулган баа себепсиз кайра жазылбайт;
• жетекчи мындай сунуштардын сапатын мезгил-мезгили менен текшерет.

Эгер баа бөлүмдүн пландоосуна таасир этсе, эрежени регламентте бекитиңиз: качан аны автоматтык кабыл алууга болот, качан кол менен кайра караш керек.

Эрежени күйгүзүүдөн мурун текшерүү

Татаал эрежени күйгүзүүдөн мурун аны чыныгы тапшырмада же коопсуз мисалда текшериңиз. Максат - эреже команда ишине таасир эте электе кесепетин түшүнүү.

Текшерүү бул суроолорго жооп бериши керек:

• эреже кайсы тапшырмаларга колдонулат;
• кайсы шарттар аткарылды деп эсептелет;
• кайсы талаалар өзгөрөт;
• ким билдирүү алат;
• жаңы ички тапшырма же жорум пайда болобу;
• эреже ашыкча кызматкерлерди же бөлүмдөрдү козгобойбу;
• жыйынтык тапшырманын катышуучуларына түшүнүктүү болобу.

Эгер жыйынтык күткөндөн башкача болсо, эрежени күйгүзүүдөн мурун шартты, аракет аймагын же эреженин аракетин тактаңыз.

Эреже кардар контекстине, файлдарга, суммаларга, төлөм мөөнөттөрүнө же массалык билдирмелерге тийсе, аны коопсуз мисалда гана текшериңиз. Процесс ээси кайсы тапшырмалар өзгөрөрүн, кайсы маалыматтар катышуучуларга көрүнөрүн жана чыныгы суммалар же жеке материалдар ашыкча пикирлерге, отчетторго же билдирмелерге түшүп кетпесин көрүшү керек.

Эреженин алдын ала көрүнүшү: күйгүзүүдөн мурун кесепеттерди текшериңиз

Алдын ала көрүнүш техникалык текшерүү үчүн эмес, башкаруу суроосу үчүн керек: "Бул эрежени кошсок, чыныгы тапшырмалар менен эмне болот?"

Схема эреженин алдын ала көрүнүшүн чечим жолуна айлантат: аймак, тандалган тапшырмалар, болочок өзгөрүүлөр, өткөрүүлөр жана тобокелдер, андан кийин гана тарытып иштетүү.

Кошуудан мурун караңыз:

• шартка канча тапшырма түшөт;
• алардын ичинде башка бөлүмдүн, кардардын же процесстин тапшырмалары жокпу;
• кайсы талаалар өзгөрөт;
• ким жооптуу, бирге аткаруучу же байкоочу болот;
• жорумдар, ички тапшырмалар же билдирүүлөр пайда болобу;
• аракет команданын кол менен аткарып жаткан ишине каршы келбейби;
• катышуучулар өзгөрүү тууралуу түшүнүктүү түшүндүрмө көрөбү.

Алдын ала көрүнүштү жогорудан төмөн келечектеги өзгөрүүлөрдүн журналы катары окуңуз:

• Тапшырмалар тандоосу эреже кимге таасир этерин көрсөтөт. Тизмеде башка бөлүм, кардар, долбоор же процесс түрү болсо, аракет аймагы өтө кең.
• Иштеген шарттар тапшырма эмне үчүн алдын ала көрүнүшкө киргенин түшүндүрөт. Шартты жөнөкөй сүйлөм менен айтып берүү кыйын болсо, аны кошуудан мурун тактоо керек.
• Келечектеги аракеттер эмне өзгөрөрүн көрсөтөт: статус, мөөнөт, жооптуу, байкоочулар, жорум, ички тапшырма же билдирүү.
• Өткөрүлгөн тапшырмалар ийгиликтүүлөрдөн кем маанилүү эмес: алар кайсы жерде шарт, укук, милдеттүү талаа же ылайыктуу статус жетишпей жатканын көрсөтөт.
• Эскертүүлөрдү башкаруу тобокелдиги катары окуңуз: жооптууну массалык алмаштыруу, өтө кең билдирүү, активдүү тапшырма менен конфликт же аракетти аткара албоо.

Эгер алдын ала көрүнүш "0 тапшырма" көрсөтсө, бул дайыма жаман эмес. Келечекке арналган эреже үчүн бош тандоо мүмкүн, бирок процесс ээси кийин кайсы чыныгы окуя эрежени иштетерин түшүнүшү керек. Эгер эреже бар тапшырмаларды оңдоого тийиш болсо, бош көрүнүш шарт же аракет аймагы туура эмес экенин билдирет.

Эгер алдын ала көрүнүш шарт жетишпегендиктен өткөрүлгөн тапшырманы көрсөтсө, эрежени кошуудан мурун себепти оңдоңуз: белги кошуңуз, статусту тактаңыз, долбоорду тандаңыз, жыйынтык ээсин дайындаңыз же милдеттүү талааны толтуруңуз. "Кийин чечип алабыз" деген ой менен эрежени кошпоңуз: кошулгандан кийин ката команданын иш көйгөйүнө айланат.

Алдын ала көрүнүш ашыкча тапшырмаларды көрсөтсө, эрежени кошпоңуз. Адегенде аракет аймагын тарытыңыз: бөлүм, долбоор, кардар, белги, статус, тапшырма түрү же окуя. Жакшы автоматташтыруу алдын ала түшүнүктүү болот: жетекчи кайсы тапшырмалар өзгөрөрүн жана эмне үчүн өзгөрөрүн алдын ала билет.

Коргоочу текшерүүлөр

Коргоочу текшерүүлөр ишти кызматкердин ордуна жасабайт, бирок милдеттүү кадам өтүп кетпешине жардам берет. Алар колдонуучуга жөн гана "болбойт" деп айтпай, ишти туура бүтүрүү үчүн эмне жетишпей жатканын көрсөтүшү керек.

Мисалдар:

• финалдык файлсыз тапшырманы жабууга жол бербөө;
• кардар тапшырмасын жыйынтык жорумусуз аяктоого тыюу салуу;
• жооптуу адамсыз тапшырманы ишке жөнөтпөө;
• милдеттүү чек-лист пункттары жабылмайынча кабыл алууга жөнөтпөө;
• пландалган убактысы жок ишти отчетко киргизбөө.

Жакшы текшерүү төрт нерсени түшүндүрөт:

1. Кайсы аракет токтотулду.
2. Эмне үчүн токтотулду.
3. Кайсы талааны, файлды, жорумду же чек-лист пунктун кошуу керек.
4. Колдонуучунун укугу жетишсиз болсо, ким жардам бере алат.

Коргоочу текшерүүнү кантип киргизүү керек

Эгер текшерүү адамдарды айланып өтүү жолун издөөгө мажбур кылса, анын текстин жана шарттарын кайра караңыз. Максат - ишти токтотуу эмес, сапатсыз же текшерилбеген жыйынтыкты бизнес процесске өткөрбөө.

Текшерүү билдирүүсү кызматкерге дароо түшүнүктүү болушу керек. "Аракетке тыюу салынды" дегендин ордуна "Жабардан мурун жыйынтык файлын тиркеңиз же жыйынтыкка шилтемени жорумга кошуңуз" деп жазыңыз.

Жакшы билдирүүдө техникалык сөздөр аз, оңдоо жолу көп болот:

Начар	Жакшы
Аракетке тыюу салынды	Жабардан мурун жыйынтык файлын тиркеңиз же жыйынтыкка шилтемени жорумга кошуңуз.
Текшерүү өтпөдү	Текшерүүгө жөнөтүү үчүн жыйынтыкка жооптуу адамды дайындаңыз.
Маалымат туура эмес	Бүтүрүүдөн мурун милдеттүү чек-лист пункттарын жабыңыз.

Чыныгы интерфейстеги бөгөттөлгөн абал колдонуучунун төрт суроосуна жооп бериши керек:

• азыр кайсы аракет бөгөттөлдү: жабуу, текшерүүгө жөнөтүү, статусту өзгөртүү, дайындоо же эрежени иштетүү;
• кайсы шарт жетишпейт: жыйынтык файлы, жабылган чек-лист, жорум, жооптуу, кардар менен байланыш, толтурулган талаа же жетекчинин тастыгы;
• ким оңдой алат: аткаруучунун өзү, коюучу, процесс ээси, бөлүм жетекчиси же LadVen OS администратору;
• аракетти кантип кайталоо керек: эмнени кошуу же өзгөртүү керек, андан кийин тапшырманы сактап, ошол эле баскычты кайра басуу.

Эгер колдонуучу техникалык тыюуну гана көрсө, текшерүү процесс жагынан начар жөндөлгөн. Бизнес үчүн тыюунун өзү эмес, адам өзүнчө иликтөөсүз оңдоо жолун түшүнгөнү маанилүү.

Кеңири күйгүзүүдөн мурун текшерүүнү аны чындап көрө турган бир нече кызматкерге көрсөтүңүз. Эгер алар билдирүүдөн кийин эмне кылуу керек экенин түшүнбөсө, текстти ишке киргизгенге чейин кайра жазыңыз.

Мындай абалды тапшырма карточкасында кантип талдоо керектиги тууралуу кененирээк Каталар, чектөөлөр жана жеткиликсиз аракеттер макаласында караңыз.

Автоматташтыруу тарыхы

Автоматташтыруу тарыхы эреже эмне кылганын жана эмне үчүн кылганын түшүнүүгө жардам берет. Аны көйгөй чыкканда гана эмес, жаңы эреже же туруктуу процесс киргизилгенден кийин да караңыз.

Тарыхта текшериңиз:

• эреже качан иштеди;
• кайсы тапшырмага таасир этти;
• шарттар туура окулдубу;
• кандай аракет жасалды;
• колдонуучу кийин өзгөрүүнү кол менен оңдодубу;
• ката же өтүп кеткен иштетүү барбы;
• туруктуу тапшырма кайсы үлгүдөн түзүлдү;
• ишке кирүү кайталанма же укук жетишсиздиги үчүн өткөрүлгөн жокпу.

Эгер автоматташтыруу күтүлгөндөн башкача иштесе, алгач мисал тапшырманы, эреженин шартын жана тарыхтагы жазууну салыштырыңыз. Эрежени дароо өчүрбөй, кайсы шарт ашыкча же жетишсиз экенин аныктаңыз.

Тарыхтагы жазуу команда үчүн түшүндүрмө болушу керек. Анда "эмне болду?" деген гана эмес, "эмне үчүн болду?" деген суроого да жооп көрүнсө, жетекчи көйгөйдү өзүнчө иликтебей чечет.

Туруктуу тапшырмалар үчүн тарых өзгөчө маанилүү. Анда ишке кирүү качан болгонун, кайсы тапшырма түзүлгөнүн, кайсы үлгү колдонулганын, кайсы ишке кирүү өткөрүлгөнүн жана себебин көрүү керек. Эгер бир мезгил үчүн бир нече тапшырма түзүлсө, тарых график же кайталанма тартиби туура эмес экенин көрсөтөт.

Туруктуу тапшырманын ишке кирүүсүн талдоо

Туруктуу тапшырма жакшы жөндөлгөн деп эсептелет, эгер түзүлгөн тапшырмадан төмөнкүлөр түшүнүктүү болсо:

• эмне үчүн ал дал азыр пайда болду;
• кайсы үлгү колдонулду;
• жыйынтыкка ким жооп берет;
• кайсы мөөнөт коюлду;
• активдүү кайталанган тапшырма жокпу;
• график жана процесс ээси кайда көрүнөт;
• тапшырма өз убагында түзүлбөсө же кереги жок болсо, эмне кылуу керек.

Эгер туруктуу тапшырма пайда болбосо, текшериңиз:

1. регулярдуулук күйгүзүлгөнбү;
2. убакыт алкагын эске алуу менен ишке кирүү убактысы келдиби;
3. аракет мөөнөтү бүтүп калган жокпу;
4. түзүүнү кайталанган тапшырмалар саясаты бөгөп койгон жокпу;
5. жооптуу адам тандалганбы;
6. үлгү жеткиликтүүбү;
7. автоматташтыруу тарыхында жазуу барбы.

Эгер тапшырма ашыкча түзүлсө, аны унчукпай өчүрбөңүз. Себебин белгилеп, графикти, кайталанган тапшырмалар саясатын жана процесс ээсин текшериңиз. Болбосо ошол эле көйгөй кийинки мезгилде кайра кайталанат.

Практикалык жорум:

Туруктуу тапшырма керектүү мезгилден тышкары түзүлдү. Графикти жана кайталанган тапшырмалар саясатын текшеребиз, учурдагы тапшырманы ашыкча катары жокко чыгарабыз.

Ошондо катышуучулар бул жумуш тапшырмасы эмес, процесстин жөндөөсүн оңдоо экенин көрүшөт.

Процесстин сапатын көзөмөлдөө

Үлгү же эреже сакталганы үчүн эле бүттү деп эсептелбейт. Процесс ээси стандарт чындап бөлүм ишин жакшыртып жатканын текшериши керек.

Туруктуу көзөмөл үчүн жөнөкөй суроолорду колдонуңуз:

• тапшырмалар команда чындап аткарышы керек болгон учурда түзүлөбү;
• аткаруучулар тапшырманын максатын кошумча оозеки түшүндүрмөсүз түшүнөбү;
• чек-лист жыйынтыкты кабыл алууга жардам береби же формалдуулук болуп калдыбы;
• мөөнөттөр үлгү же эреже киргенге чейинкиге караганда көбүрөөк сакталабы;
• автоматтык өзгөрүүлөр кызматкерлерде "эмнеге мындай болду?" деген суроо жаратпайбы;
• кайталанмалар, кол менен тактоолор жана кайра иштетүүгө кайтаруулар азайдыбы;
• тарых аракеттердин түшүнүктүү чынжырын көрсөтөбү.

Айына бир жолу активдүү үлгүлөрдү, туруктуу тапшырмаларды жана эрежелерди бөлүм жетекчилери менен бирге карап чыгуу пайдалуу. Эскирген элементтерди "балким керек болуп калар" деп калтырбай, өчүрүү же жаңыртуу жакшы. Кереги жок автоматташтыруу канчалык узак жашаса, кызматкерлерге иштеген стандартты кокус ызы-чуудан айырмалоо ошончолук кыйын болот.

Эгер процесс бузулуп баштаса, жеке тапшырмаларды гана оңдобоңуз. Булагын текшериңиз: үлгү, график, эреженин аракет аймагы, катышуучулардын укуктары, даярдык белгилери жана коргоочу текшерүүлөр. Бирдей тапшырмаларды көп жолу кол менен оңдоо стандартты жаңыртуу керектигин билдирет.

Бизнес ээси жана бөлүм жетекчиси үчүн жөндөөлөрдүн өзү эле эмес, стандарташтыруу иштеп жатканын көрсөткөн белгилер да маанилүү:

• жооптуу, мөөнөт же даярдык критерийи жок тапшырмалар азыраак түзүлөт;
• типтүү тапшырмалар өткөрүлгөн кадамдар үчүн кайра иштетүүгө азыраак кайтарылат;
• туруктуу тапшырмалар кол менен эскертмесиз пайда болот жана кайталанмалар болуп топтолбойт;
• кызматкерлер негизги иш тартибин азыраак такташат;
• жетекчи жыйынтыкты тезирээк кабыл алат, анткени чек-лист, файлдар жана жыйынтык жорум көрүнүп турат;
• жаңы талаптар жабылган тапшырманын ичинде жоголбой, байланышкан тапшырмаларга чыгарылат;
• автоматташтыруу тарыхы өзгөрүүлөрдү өзүнчө иликтөөсүз түшүндүрөт.

Эгер көрсөткүчтөр жакшырбаса, автоматташтыруу формалдуу жөндөлгөнү менен бизнеске жардам бербей жаткан болушу мүмкүн. Анда эрежени эле эмес, процесстин өзүн да кайра караңыз: жыйынтык, ролдор, мөөнөттөр, чек-лист жана кабыл алуу критерийлери.

Жетүү укуктары

Ар бир кызматкер жалпы үлгүлөрдү, эрежелерди жана туруктуу тапшырмаларды өзгөртө бербеши керек. Бул процессти башкаруунун бөлүгү, ошондуктан укуктар адатта ролго көз каранды.

Практикалык бөлүштүрүү:

• кызматкерлер жеткиликтүү үлгүлөрдү колдонуп, өз тапшырмаларындагы автоматташтыруу жыйынтыгын көрөт;
• бөлүм жетекчилери өз командасы үчүн үлгүлөрдү жана эрежелерди жөндөйт;
• процесс ээлери регламенттин мазмунуна, үлгүлөрдүн сапатына жана графиктердин актуалдуулугуна жооп берет;
• администраторлор жетүү укуктары жана системалык чектөөлөр боюнча жардам берет.

Эгер аракет жеткиликсиз болсо, процесс ээсине же администраторго кайрылыңыз. Жеткиликтүүлүктү айланып өтүү үчүн жалпы эреженин жеке көчүрмөсүн түзбөңүз: бул регламенттердин айырмаланып кетишине алып келет.

Автоматташтырууну администрлөө

Административдик экран аткаруучунун күнүмдүк иши үчүн эмес, мүмкүнчүлүк эмне үчүн белгилүү бир аймакта жеткиликтүү же чектелгенин текшерүү үчүн керек: компания, бөлүм, долбоор, колдонуучу же башка иш кесими.

Администратор же процесс ээси анда текшерет:

• тапшырмалар жана байланышкан модулдар үчүн кайсы автоматташтыруу мүмкүнчүлүктөрү күйгөн;
• кайсы аракеттер белгилүү ролдорго гана жеткиликтүү;
• кайсы эреже, үлгү, коргоочу текшерүү же туруктуу процесс убактылуу токтотулган;
• колдонуучуга аракетти иштетүүгө кайсы чектөө тоскоол болуп жатат;
• укуктарды, аракет аймагын же процесстин өзүн өзгөртүү керекпи.

Колдонуучу жеткиликсиз баскычты көрсө, алгач жеке тапшырманы эмес, чектөө аймагын текшериңиз. Кээде көйгөй карточкада эмес, мүмкүнчүлүк долбоор, бөлүм же роль үчүн өчүрүлгөнүндө болот. Жеткиликтүүлүк өзгөргөндөн кийин колдонуучудан ошол эле тапшырмада аракетти кайталоосун сураңыз жана тарыхты текшериңиз.

Убактылуу токтотууну башкаруучулук пауза катары гана колдонуңуз: мисалы, эреже көп тапшырманы туура эмес өзгөртсө же коргоочу текшерүү туура кабыл алууну бөгөсө. Оңдоодон кийин процесс ээси жыйынтыкты кайра текшериши керек, болбосо токтотулган автоматташтыруу жашыруун процесс карызына айланат.

Каталар жана чектөөлөр

Үлгүлөр жана автоматташтыруу боюнча көйгөйлөрдүн көбү системанын өзүнөн эмес, процесстин бүдөмүктүгүнөн чыгат.

Сактоодон мурун текшериңиз:

• үлгүнүн түшүнүктүү аты бар;
• тапшырмада жооптуу адам көрсөтүлгөн;
• мөөнөт тапшырма түзүлгөн замат кечигүү жаратпайт;
• графиктин башталуу күнү жана түшүнүктүү мезгилдүүлүгү бар;
• эреженин аракет аймагы өтө кең эмес;
• иштөө шарты жетиштүү так;
• аракет маанилүү талааларды түшүндүрмөсүз өзгөртпөйт;
• катышуучуларга керектүү тапшырмалар, файлдар жана долбоорлор жеткиликтүү;
• коргоочу текшерүү билдирүүсү колдонуучуга түшүнүктүү;
• процесс ээси ишке киргенден кийин сапатты кантип текшерерин билет.

Эгер эреже иштебесе, шарттарды, аракет аймагын, укуктарды жана тарыхты текшериңиз. Эгер туруктуу тапшырма пайда болбосо, графикти, башталуу күнүн, жооптуу адамды жана жабылбаган кайталанмалар бар-жогун текшериңиз.

Кайталанган каталар үчүн кыска талдоо тартибин колдонуңуз:

1. Автоматташтыруу туура эмес иштеген мисал тапшырманы табыңыз.
2. Тапшырма тарыхын жана автоматташтыруу тарыхын текшериңиз.
3. Чыныгы окуяны эреженин шарты менен салыштырыңыз.
4. Аракет аймагын, укуктарды жана өзгөчө учурларды текшериңиз.
5. Эрежени же үлгүнү оңдоңуз.
6. Өзгөрүү катышуучуларга таасир эткен болсо, мисал тапшырмага жорум калтырыңыз.
7. Бир нече ишке кирүүдөн кийин ката кайталанбаганын текшериңиз.

Ошондо автоматташтыруу команда корккон жашыруун аракеттердин топтому эмес, LadVen OS ичиндеги башкарылуучу иш тартиби болуп калат.

Көп кездешкен каталар

Үлгүнү учурдагы контекстсиз колдонуу. Жыйынтыгында эски файл, туура эмес катышуучу же орунсуз чек-лист жаңы тапшырмага өтүп кетет.

Кокус тапшырмадан үлгү түзүү. Үлгүгө эски файлдар, ашыкча байкоочулар жана жеке сөздөр кирип кетет. Сактоодон мурун процесстин кайталануучу түзүмүн гана калтырыңыз.

Үлгүнү тез даярдама катары гана колдонуу. Эгер кызматкерлер ар жолу чек-листтин жарымын өчүрүп, катышуучулардын баарын алмаштырса, бул стандарт эмес. Процессти бир нече үлгүгө бөлүңүз же кол менен коюуга кайтыңыз.

Туруктуу тапшырманы ээсиз калтыруу. Тапшырма график боюнча чыгат, бирок жыйынтыкка эч ким жооп бербейт. Ар бир туруктуу процесстин ээси болушу керек.

Окуянын ордуна график түзүү. Эгер тапшырма келишим, арыз же долбоор этабы даяр болгондон кийин гана керек болсо, календарь ашыкча тапшырмаларды жаратат. Мындай учурда автоматташтыруу эрежеси жакшыраак.

Баарын автоматташтырууга аракет кылуу. Бир жолу боло турган же адамдардын талкуусун талап кылган чечимдерге эреже эмес, жакшы толтурулган тапшырма карточкасы керек.

Өтө кең эреже коюу. Автоматташтыруу керектүү процесске тиешеси жок тапшырмаларды өзгөртө баштайт. Эрежени бөлүм, долбоор, катышуучулар же так шарт менен чектеңиз.

Кайталанмаларга негизсиз уруксат берүү. Бир нече окшош активдүү тапшырма жетекчиге кайсынысы актуалдуу экенин түшүнүүгө тоскоол болот.

Башкаруучулук эрежени автоматташтырууда жашыруу. Эгер автоматташтыруу бөлүмдүн маанилүү жүрүм-турумун өзгөртсө, бул аталыштан, жорумдан, тарыхтан же регламенттен түшүнүктүү болушу керек.

Мөөнөттү түшүндүрмөсүз автоматтык өзгөртүү. Кызматкер үчүн бул системанын күтүүсүз чечими болуп көрүнөт. Эгер мөөнөт эреже боюнча өзгөрсө, себеп жорумдан, эреженин атынан же тарыхтан түшүнүктүү болсун.

Коргоочу текшерүүнү түшүндүрмөсүз кошуу. Колдонуучу эмне кылуу керектигин түшүнбөсө, текшерүү процессти жакшыртпайт.

Тарыхты карабоо. Эреже кошулгандан кийин анын туура иштегенин текшербесе, ката бир нече жума байкалбай калышы мүмкүн.

Процесс ээсин белгилебөө. Эреже кимге таандык экени белгисиз болсо, аны өзгөртүү, өчүрүү же оңдоо кыйын болот.

Жакшы практикалар

• Үлгүлөрдү жана эрежелерди ачпай туруп мааниси түшүнүктүү болсун.
• Үлгүдө процесстин туруктуу бөлүктөрүн гана сактаңыз.
• Ар бир маанилүү туруктуу процесс үчүн ээси болсун.
• Жумуш стандартын бир жолку өзгөчө учурдан бөлүңүз: өзгөчө учурду үлгүдө эмес, белгилүү тапшырмада сүрөттөө жакшы.
• Сөз менен сүрөттөлө элек процесске автоматташтыруу түзбөңүз.
• Эрежени иштетүүдөн мурун кесепетин коопсуз мисалда текшериңиз.
• Жооптуу адамды, статусту же мөөнөттү катышуучулардан жашырып өзгөртпөңүз.
• Автоматтык аракет суроо жаратышы мүмкүн болсо, түшүнүктүү жорум кошуңуз.
• Үлгүлөрдү мезгил-мезгили менен карап, эскирген кадамдарды алып салыңыз.
• Туруктуу тапшырмалар ашыкча кайталанма жаратпасын көзөмөлдөңүз.
• Милдеттүү регламенттик кадамдар үчүн коргоочу текшерүүлөрдү колдонуңуз.
• Процесске туура келбей калган эрежелерди "бир күнү керек болот" деп калтырбай, өчүрүңүз.
• Маанилүү эреже ишке киргенден кийин тарыхты ким жана канча убакытта текшерерин алдын ала макулдашыңыз.

Процессти баштоодон мурун эмнени текшерүү керек

• Үлгү кокус эски тапшырманы эмес, чыныгы регламентти көрсөтөт.
• Үлгүдө түшүнүктүү жыйынтык жана даярдык белгилери бар.
• Процесске ээ дайындалган.
• Жооптуулар, байкоочулар жана бирге аткаруучулар аң-сезимдүү тандалган.
• График бөлүмдүн иш циклине туура келет.
• Мөөнөттөр автоматтык кечигүү жаратпайт.
• Эреже керектүү аймакта гана иштейт.
• Иштөө шарттары жетиштүү так.
• Автоматтык аракеттер катышуучуларга түшүнүктүү.
• Коргоочу текшерүүлөр эмнени оңдоо керектигин түшүндүрөт.
• Тарых эмне болгонун жана эмне үчүн болгонун калыбына келтирүүгө жардам берет.

Автоматташтыруунун кайсы абалдарын түшүнүү керек

Автоматташтыруу жөндөөлөрдүн жыйындысы катары эмес, көзөмөл чекиттеринин тизмеги катары пайдалуу. Алар процесс ээсине кайсы стандарт иштеп жатканын, кайсы жерде чектөө барын, эмне аткарылганын жана кайсы жерде кол менен текшерүү керектигин түшүнүүгө жардам берет.

Көзөмөл чекити	Эмнени текшерүүгө жардам берет
Автоматташтыруу борбору	командага жеткиликтүү үлгүлөрдү, туруктуу тапшырмаларды, эрежелерди, коргоочу текшерүүлөрдү жана тарыхты
Автоматташтыруу эрежелеринин тизмеси	аталышты, абалды, аракет аймагын, иштетүү окуясын жана процесс ээсин
Туруктуу тапшырма	үлгүнү, графикти, жаңы тапшырманын мөөнөтүн, кайталанма тартибин жана кол менен иштетүүнү
Укуктар жана чектөөлөр	автоматташтырууну ким түзө, өзгөртө, өчүрө же иштете аларын
Тапшырма карточкасындагы коргоочу текшерүү	жабуу, статус алмаштыруу же текшерүүгө жөнөтүү алдындагы түшүнүктүү билдирүүнү
Эреже иштегенден кийинки тапшырма тарыхы	эмне, качан жана эмне себептен өзгөргөнүн
Эреженин ишке кирүү тарыхы	кайсы тапшырмалар өзгөргөнүн, кайсылары өткөрүлгөнүн жана эмне үчүн экенин

Автоматташтырууну чыныгы башкаруу жагдайларында текшериңиз: жумалык отчет, документтерди текшерүү, кардарды ишке өткөрүү, мөөнөтү өткөн кайрылууларды көзөмөлдөө же мезгилди жабуу. Ошондо бизнес ээси жана бөлүм жетекчиси эреже кайсы ишти стандартташтырарын жана кайсы жерде кол менен көзөмөл дагы керек экенин көрөт.

Бизнес үчүн сценарийлер

• Кайталануучу тапшырмаларды автоматташтыруу
• Иште тартип орнотуу
• Баары ээге байланган
• Бардык сценарийлер

Байланышкан бөлүмдөр

• Тапшырма түзүү
• Чек-лист
• Тапшырмалар тизмеси
• Тапшырманы текшерүү жана жабуу