Тапшырмалар тизмеси, чыпкалар жана көрүнүштөр

LadVen OS - бизнес үчүн операциялык система. Тапшырмалар бөлүмү жетекчиге бөлүмдүн ишин көзөмөлдөөгө, ал эми кызматкерге бүгүн эмне кылуу керектигин, кайсы мөөнөттөр жакындап калганын жана кайсы жерде жаңы өзгөрүү болгонун тез түшүнүүгө жардам берет. Бир экранда керектүү тапшырмаларды таап, шарттар боюнча чыпкалап, ыңгайлуу көрүнүштү тандап, кайталанган жумушчу кесимдерди сактап, экспорт даярдап жана бир нече тапшырманы бир эле учурда өзгөртүүгө болот.

Негизги логика мындай:

• тизме "жумушка эмне кирет" деген суроого жооп берет;
• чыпкалар кайсы тапшырмалар көрүнүшү керектигин тактайт;
• көрүнүштөр бир эле топтомду ар башка бурчтан көрсөтөт: тизме, Kanban, жеке такта, график;
• массалык аракеттер бирдей чечим бир нече тапшырмага колдонулганда убакытты үнөмдөйт.

Жумушчу кесимдер

Тапшырмалар бөлүмү күн сайын пайдалуу болушу үчүн туруктуу кесимдерди алдын ала түзүп алыңыз. Алар кокус чыпкалардын жыйындысы эмес, кайталанган башкаруучулук суроого жооп бериши керек.

Кесим	Ким колдонот	Кайсы суроого жооп берет
Бүгүнкү активдүү тапшырмаларым	кызматкер	биринчи кезекте эмне кылуу керек
Мен катышкан окула элек тапшырмалар	кызматкер жана жетекчи	кайсы жерде жаңы суроо же чечим пайда болду
Бөлүм боюнча мөөнөтү өткөндөр	жетекчи	кайсы тапшырмалар кийлигишүүнү талап кылат
Жооптуусу жок	жетекчи	кайсы иштин ээси дайындала элек
Кабыл алууда	тапшырма берген адам же жетекчи	кайсы жыйынтыктарды текшерүү керек
Жогорку артыкчылыктуу кардар тапшырмалары	жетекчи жана процесс ээси	кайсы кардар милдеттенмелери жоголбошу керек
Мөөнөтү жок тапшырмалар	жетекчи	кайсы иштер пландан чыгып калган
Адамдар боюнча апталык план	жетекчи	кимде ашыкча жүктөм бар, кимде ресурс бар

Кесим кайсы жерди караш керектигин көрсөтөт. Чечим болсо тапшырма карточкасын ачып, контекстти текшергенден кийин кабыл алынат.

Көрүнүштөр

Көрүнүш табылган тапшырмаларды кантип көрүүнү аныктайт. Бир эле тапшырмалар топтомун тизме, Kanban же график катары ачууга болот.

Тизме

Тизме так көзөмөл үчүн ылайыктуу. Бул жерде талааларды салыштыруу, сорттоо, колонкаларды тандоо, бир нече тапшырманы белгилөө жана экспорт даярдоо ыңгайлуу.

Тизмени колдонуңуз, эгер керек болсо:

• тапшырманы номери, аталышы, кардары же долбоору боюнча табуу;
• мөөнөттү, статусту, артыкчылыкты жана жооптууну текшерүү;
• команда үчүн жумушчу тизмени даярдоо;
• отчеттук кесим чогултуу;
• бирдей талааны бир нече тапшырмада өзгөртүү.

Күнүмдүк иш үчүн тизмеде эң керектүү колонкаларды гана калтырыңыз: аталыш, жооптуу, статус, мөөнөт, артыкчылык жана жакынкы план.

Kanban

Kanban тапшырмаларды статус боюнча көрсөтөт. Ал иштин агымын түшүнүү үчүн пайдалуу: эмне баштала элек, эмне аткарылып жатат, эмне текшерүүнү күтүп турат жана эмне жабылган.

Kanban жардам берет:

• кайсы статуста тапшырмалар көбөйүп калганын көрүүгө;
• командалык жолугушууда иш агымын тез талкуулоого;
• тапшырма карточкасын ачып, контекстти тактоого;
• көпкө жылбай турган тапшырмаларды байкоого.

Kanban акыркы чечим кабыл ала турган жер эмес, иш агымынын картасы. Эгер "Текшерүүдө" колонкасында тапшырмалар топтолсо, маселе аткаруучуларда эмес, кабыл алуунун жүктөмүндө болушу мүмкүн. Эгер тапшырмалар агымдын башында көпкө турса, тапшырма толук коюлбаган же түшүнүктүү жооптуу дайындалбаган болушу ыктымал. Эгер көп тапшырма кайра иштөөгө кайтса, даярдык критерийлерин, файлдарды жана жорумдарды караңыз.

Kanban-ды солдон оңго жеке карточкалар катары эмес, милдеттенмелердин агымы катары окуңуз:

• сол жакта ишке али кабыл алынбаган же кийинки кадамы түшүнүксүз тапшырмалар көрүнөт;
• ортодо аткаруунун чыныгы жүктөмү көрүнөт;
• кабыл алууга жакын жерде жыйынтык даяр, бирок аны коюучу же жетекчи али тастыктай элек;
• оң жакта отчетко же кардар менен салыштырууга колдонула турган бүткөн иштер көрүнөт.

Тар жер - тапшырмалар кийинки этапка өткөнгө караганда тезирээк топтолгон колонка. Жетекчи үчүн карточкалардын саны эле эмес, топтолуунун себеби маанилүү. Иште көп тапшырма болсо, аткаруучулардын жүктөмүн жана мөөнөттөрдү текшериңиз. Кабыл алууда көп тапшырма болсо, жыйынтыкты ким кабыл алышы керек экенин жана карточкаларда даярдык критерийлери, файлдар жана жорумдар жетиштүү экенин текшериңиз. Кайра иштөөгө көп кайтса, маселе бир тапшырмада эмес, коюуда, жыйынтык стандартында же кабыл алуу тартибинде болушу мүмкүн.

Кабыл алуудагы топтолууну өзүнчө талдаңыз. Мындай тапшырмаларды бир колонкада турганы үчүн эле массалык түрдө жабыкка өткөрбөңүз. Алгач ошол колонкадан бир нече карточканы ачып, топторго бөлүңүз:

• жыйынтык даяр жана текшерилген - тапшырманы жабуу же кабыл алууну бекитүү;
• жыйынтык бар, бирок файл, жорум же чек-листтин бөлүгү жетишпейт - конкреттүү эскертүү менен кайра иштөөгө кайтаруу;
• жыйынтык мурдагы түрүндө эми керек эмес - түшүндүрмө менен жабуу же жаңы жыйынтык үчүн байланышкан тапшырма түзүү;
• кабыл алууну жетекчи же коюучу кечиктирип жатат - текшерүү убактысын белгилөө жана тапшырманы чечимсиз калтырбоо.

Бизнес ээси үчүн бул колонка "канча тапшырма дээрлик даяр" дегенди эмес, канча жыйынтык али кабыл алынган милдеттенмеге айлана электигин көрсөтөт. Эгер кабыл алуу дайыма тар жер болуп калса, текшерүү эрежесин өзгөртүү керек: ким кабыл алат, кайсы мөөнөттө, кайсы критерийлер менен жана кандай жыйынтык жетиштүү деп эсептелет.

Жеке Kanban

Жеке Kanban кызматкерге өз тапшырмаларын жумуш этаптары боюнча бөлүүгө жардам берет. Бул тапшырманын расмий статусун алмаштырбайт, бирок аткарууну пландаштырууну жеңилдетет.

Аны колдонуу пайдалуу:

• күнгө же аптага жеке план түзүүдө;
• "иште" турган тапшырмаларды "тактоону күтүп жатат" дегендерден бөлүүдө;
• жеке жолугушууга даярданууда;
• кайсы тапшырманы башка этапка жылдырууга болорун түшүнүүдө.

Апталык график

Апталык график тапшырмаларды күндөр боюнча көрсөтөт. Ал мөөнөттөр убакытка кантип бөлүштүрүлгөнүн жана кайсы күнү жүктөм көбөйөрүн алдын ала көрүүгө жардам берет.

Схема графикти эрте башкаруу куралы катары окууга жардам берет: мөөнөттөр кайда топтолот, кимде ашыкча жүктөм бар жана эмнени мөөнөт өтө электе жылдырса болот.

Текшериңиз:

• ушул аптадагы тапшырмалар;
• пландоого кайра киргизиле турган мөөнөтү өткөн тапшырмалар;
• мөөнөттөр көп топтолгон күндөр;
• жооптуусу жок тапшырмалар;
• убакыт же алдын ала баа жок тапшырмалар.

Адамдар боюнча график

Адамдар боюнча график тапшырмаларды аткаруучуларга байланыштуу көрсөтөт. Бул бөлүмдүн жүктөмүн баалоо жана ишти кайра бөлүштүрүүгө даярдануу үчүн негизги инструмент.

Бул көрүнүш "ким жана качан иштейт" деген суроого жооп берет. Эгер кардар боюнча кайсы тапшырмалар көңүл бурууну талап кыларын түшүнүү керек болсо, кардар чыпкасын жана долбоор же кардар боюнча топтоону колдонуңуз.

Издөө жана чыпкалар

Издөө текст боюнча тизмени тез тарылтат: номер, аталыш, сүрөттөмөнүн бөлүгү, кардар же долбоор.

Иш тартиби:

1. Кыска суроо киргизиңиз.
2. Жыйынтык жаңырганын күтүңүз.
3. Тапшырмалар көп болсо, статус, жооптуу, долбоор, кардар же мөөнөт боюнча чыпка кошуңуз.
4. Тапшырма табылбаса, активдүү чыпкаларды, сакталган кесимди жана тандалган көрүнүштү текшериңиз.

Тез чыпкалар эң көп колдонулган суроолорду жабат.

Чыпка	Качан колдонулат
Активдүү	Жабылган тапшырмаларсыз учурдагы кезек үчүн.
Менин тапшырмаларым	Сиз катышкан тапшырмаларды көрүү үчүн.
Менин катышуум менен	Жооптуу болбосоңуз да, талкууга же аткарууга катышкан тапшырмалар үчүн.
Бөлүм боюнча	Команда же бөлүм тапшырмаларын көзөмөлдөө үчүн.
Окула элек	Жаңы пикирлерди жана өзгөрүүлөрдү карап чыгуу үчүн.
Мөөнөтү өткөн	Мөөнөттөрдү шашылыш көзөмөлдөө үчүн.
Жооптуусу жок	Жыйынтыктын ээси жок тапшырмаларды табуу үчүн.
Артыкчылыктуу	Адаттагы агымдан эрте иштелиши керек тапшырмалар үчүн.
Аптага	Жакынкы күндөрдү пландаштыруу үчүн.
Бардыгы	Калган тандалган шарттарды эске алуу менен толук тизме үчүн.

Кеңейтилген чыпкалар статус, артыкчылык, жооптуу, тапшырма берген адам, долбоор, кардар, мөөнөт, түзүлгөн же жаңыртылган дата боюнча так шарт коюу үчүн керек.

Сакталган кесимдер

Сакталган кесим издөө, чыпкалар, көрүнүш, топтоо, сорттоо жана көрүнгөн колонкаларды эстеп калат. Аны бир эле жумушчу суроого дайыма кайтып келсеңиз түзүү туура.

Мисалдар:

• "Аптага активдүү тапшырмаларым";
• "Бөлүм боюнча мөөнөтү өткөндөр";
• "Жооптуусу жок кардар тапшырмалары";
• "Текшерүүгө тапшырмалар";
• "Долбоор боюнча отчет";
• "Мен катышкан окула электер".

Пайдалуу кесим түзүү үчүн:

1. Издөөнү, чыпкаларды, топтоону, сорттоону жана көрүнүштү жөндөңүз.
2. Жыйынтык кайталанган суроого жооп берерин текшериңиз.
3. Кесимди сактаңыз.
4. Ички кыскартууларсыз түшүнүктүү ат бериңиз.
5. Өчүрүүдөн мурун кесим туруктуу көзөмөл же отчет үчүн керек эмес экенин текшериңиз.

Топтоо

Топтоо табылган тапшырмалардын түзүмүн өзгөртөт, бирок чыпканы алмаштырбайт. Чыпка тапшырмаларды тандайт, топтоо болсо аларды мааниси боюнча бөлөт.

Жеткиликтүү топтоолор:

• топтоосуз;
• кардарлар боюнча;
• долбоорлор боюнча.

Топтоо	Эмнени көрсөтөт	Кайсы тобокелди издөө керек
Топтоосуз	Тандалган чыпкалар боюнча жалпы кезек	Мөөнөтү өткөндөр, жооптуусу жоктор, мөөнөтү жоктор
Кардарлар боюнча	Кардарлар боюнча жүктөм жана милдеттенмелер	Ээси жок кардар тапшырмалары, мөөнөтү өткөн убадалар, CRM-контексти жок тапшырмалар
Долбоорлор боюнча	Долбоор агымдарынын абалы	Текшерүүдө топтолгон иштер, мөөнөтү жок тапшырмалар, тең эмес жүктөм

Эгер тапшырма "кардары жок" же "долбоору жок" тобуна түшсө, бул дайыма эле ката эмес. Бирок кардар милдеттенмелери жана долбоордук иш үчүн байланыштын жоктугу отчетту жана кийин издөө иштерин кыйындатат.

Колонкалар жана сорттоо

Колонкалар тизмеде кайсы маалымат көрүнөрүн аныктайт. Күнүмдүк иш үчүн кыска топтом, отчет үчүн толугураак топтом керек.

Негизги колонкалар:

• номер;
• аталыш;
• артыкчылык;
• жооптуу;
• жакынкы план;
• тапшырма берген адам;
• долбоор;
• статус;
• мөөнөт;
• пландалган убакыт;
• сарпталган убакыт;
• түзүлгөн дата;
• жаңыртылган дата.

Сунушталган топтомдор:

Сценарий	Колонкалар
Кызматкердин жеке иши	Аталыш, статус, мөөнөт, артыкчылык, жакынкы план
Бөлүмдү көзөмөлдөө	Аталыш, жооптуу, статус, мөөнөт, артыкчылык, жаңыртылган дата
Кардардык көзөмөл	Аталыш, кардар, долбоор, жооптуу, статус, мөөнөт, артыкчылык
План/факт жана жүктөм	Аталыш, жооптуу, мөөнөт, пландалган убакыт, сарпталган убакыт, статус
Отчет же экспорт	Номер, аталыш, статус, мөөнөт, жооптуу, тапшырма берген адам, долбоор, кардар, пландалган жана сарпталган убакыт, түзүлгөн жана жаңыртылган даталар

Сорттоо маанилүү тапшырмаларды тандалган топтомдун ичинде тез табууга жардам берет: мөөнөт, жаңыртылган дата, артыкчылык, жооптуу, статус, долбоор же кардар боюнча сорттоңуз.

Экспорт

Экспорт тапшырмаларды LadVen OS сыртында берүү, отчет даярдоо же салыштыруу үчүн керек. Бардык табылган тапшырмаларды же тизмедеги көрүнгөн бөлүктү чыгарууга болот.

Экспортко чейин текшериңиз:

• туура сакталган кесим же чыпкалар тандалган;
• издөө кокус чектөө калтырган эмес;
• топтоо отчетко туура келет;
• көрүнгөн колонкалар керектүү талааларды камтыйт;
• сорттоо файлды окууга жардам берет;
• тизмеге жабылган же ашыкча тапшырмалар кирген эмес.

Эгер талаа отчет үчүн маанилүү болсо, экспорт түзүлгөндөн кийин дароо текшериңиз.

Массалык аракеттер

Массалык аракеттер бир нече тапшырмага бирдей өзгөртүү керек болгондо колдонулат. Алар чечим мурунтан кабыл алынган жана бардык тандалган тапшырмалар үчүн бирдей болгондо гана ылайыктуу.

Массалык аракет тизме адегенде мааниси бирдей тапшырмаларга чейин тарылтылып, өзгөрүүдөн кийин жыйынтык текшерилгенде коопсуз болот.

Алар менен болот:

• айрым тапшырмаларды тандоо;
• көрүнгөн тапшырмалардын баарын тандоо;
• жооптууну өзгөртүү;
• статусту өзгөртүү;
• артыкчылыкты өзгөртүү;
• долбоорду өзгөртүү;
• кардарды өзгөртүү;
• мөөнөттү өзгөртүү.

Коопсуз мисалдар:

• бир долбоордун ичинде ээси жок тапшырмаларга бир жооптуу дайындоо;
• жаңы план макулдашылган тапшырмалардын мөөнөтүн жылдыруу;
• жетекчи шашылыш деп белгилеген тапшырмалардын артыкчылыгын өзгөртүү;
• жыйынтыгы текшерилген бирдей тапшырмаларды жабуу.

Массалык өзгөртүүдөн кийин жыйынтыкты текшериңиз. Айрым тапшырмалар укук, статус же милдеттүү шарттардан улам өзгөрбөй калышы мүмкүн. Андай тапшырмаларды өзүнчө ачып, себебин тактаңыз.

Массалык аракеттин жарым-жартылай жыйынтыгы

Жарым-жартылай жыйынтык система тандалган тапшырмалардын баарын өзгөртпөгөнүн билдирет. Бул кадимки коргоочу абал: тапшырмаларда укук, статус, милдеттүү шарт же коргоочу текшерүү ар башка болушу мүмкүн.

Мындай жыйынтыкты үч катмар менен окуңуз:

• канча тапшырма тандалды;
• канча тапшырма ийгиликтүү өзгөрдү;
• кайсы тапшырмалар өзгөргөн жок жана эмне үчүн.

Ийгиликтүү бөлүк үчүн бүт топтомго аракетти кайра кайталоо керек эмес. Аны тизме, чыпка же карточка аркылуу текшериңиз. Колдонулбаган бөлүк өзүнчө талдоону талап кылат: бул эми бир жалпы топтом эмес, себептери ар башка өзгөчө учурлар.

Иш тартиби:

1. Массалык аракетти бүт топтомго дароо кайталабаңыз.
2. Кайсы тапшырмалар өзгөргөнүн, кайсылары өзгөрбөй калганын караңыз.
3. Колдонулбаган тапшырмаларды ачып, себебин текшериңиз: укук, статус, милдеттүү талаа, коргоочу текшерүү, өзгөрүүлөр конфликти.
4. Себепти чындап керек болгон жерде гана оңдоңуз.
5. Калган тапшырмалар үчүн аракетти өзүнчө кичирээк топтом менен кайталаңыз же кол менен иштетиңиз.

Мисалы, жетекчи жооптуусу жок он тапшырманы тандап, ээси катары бир адамды дайындады. Жети тапшырма өзгөрдү, үчөө өзгөргөн жок: бири жабылган, бири өзгөртүү укугу жок долбоордо, биринде коргоочу текшерүү иштеди. Туура чечим - он тапшырманын баарына дайындоону кайра кайталоо эмес, ушул үч тапшырманы өзүнчө талдоо.

Жетекчи үчүн жарым-жартылай жыйынтык техникалык ката гана эмес. Ал тандалган топто ар башка башкаруу абалдары бар экенин көрсөтөт: укук жетишпейт, статус туура келбейт, милдеттүү маалымат жок, коргоочу текшерүү иштеди же тизме эскирди. Колдонулбаган тапшырмаларды тез жабыла турган "калдык" катары кабыл албаңыз; тобокелдик көбүнчө ошолордо болот.

Жакшы практикалар

• Жеке иш, бөлүм, мөөнөтү өткөндөр, кабыл алуу жана кардар тапшырмалары үчүн өзүнчө кесимдерди кармаңыз.
• Талдоону тобокелдерден баштаңыз: мөөнөтү өткөн, жооптуусу жок, мөөнөтү жок, окула элек өзгөрүүлөр.
• Маанилүү чечимге чейин тапшырма карточкасын ачыңыз.
• Адамдар боюнча графикти күнөөлүүнү издөө үчүн эмес, жүктөмдү кайра бөлүштүрүү үчүн колдонуңуз.
• Массалык өзгөртүүгө чейин чыпкалар менен тизмени бирдей маанидеги тапшырмаларга чейин тарылтыңыз.
• Отчет үчүн кийин кайра кайталоого боло турган сакталган кесим түзүңүз.
• Эгер бир кесим ар апта сайын бир эле көйгөйдү көрсөтсө, аны кайра-кайра кол менен чечпей, үлгүгө, регламентке же автоматташтырууга айландырыңыз.

Документация үчүн керек скриншоттор

Тапшырмалар тизмеси боюнча толук нускама үчүн жалпы экран гана эмес, жумушчу башкаруу абалдары да керек.

Скриншот	Эмне үчүн керек
Тез чыпкалары бар жалпы тизме	баштапкы экранды жана тапшырмаларды тарылтуунун негизги жолун көрсөтүү
Кеңейтилген чыпкалар	тапшырмаларды издөө шарттарын түшүндүрүү
Сакталган кесимдер	жетекчи жана кызматкер үчүн туруктуу жумушчу топтомдорду көрсөтүү
Статустар боюнча Kanban	тапшырмалардын аткаруу агымын көрсөтүү
Апталык график	мөөнөттөрдү күндөр боюнча пландаштырууну көрсөтүү
Адамдар боюнча график	команданын жүктөмүн көзөмөлдөөнү көрсөтүү
Массалык аракеттер	бир нече тапшырманы коопсуз өзгөртүүнү көрсөтүү
Экспорт	отчеттук тизмени даярдоону көрсөтүү
Чыпкадан кийинки бош тизме	чыпкаларды жана издөөнү диагностикалоону көрсөтүү

Бул скриншоттор LadVen OS бардык тилдери үчүн акырындап даярдалышы керек. Орусча топтом түзүмдүн эталону бойдон калат, бирок ар бир тилдин коомдук версиясы локалдаштырылган интерфейсти көрсөтүшү керек.