Катышуучуларды дайындоо

LadVen OS ичинде катышуучулар тапшырмадагы жоопкерчиликти бөлөт: ким жыйынтыкты формулировкалайт, ким аткарууга жооп берет, ким жардам берет жана ким иш жүрүшүн гана көзөмөлдөйт. Адамдарды "керек болуп калышы мүмкүн" деп эмес, ролу боюнча кошуңуз. Ашыкча катышуучулар жоопкерчиликти бүдөмүк кылып, билдирүүлөрдү көбөйтөт.

Негизги эреже

Тапшырмада бир негизги жооптуу болушу керек. Ал ар бир кадамды жеке өзү аткарууга милдеттүү эмес, бирок тапшырма текшериле турган жыйынтыкка жетишине жооп берет.

Эгер бир нече адамдын өз алдынча жыйынтыгы болсо, бир чоң тапшырмага баарын кошпой, байланышкан тапшырмаларды түзгөн туура. Эгер бир адам жалпы жыйынтыкты жүргүзүп, башкалар айрым бөлүктөрүн аткарса, бир жооптууну калтырып, калгандарын кошо аткаруучу кылып кошуңуз.

Ролдор

Коюучу

Коюучу жыйынтыкты формулировкалайт, контекстти түшүндүрөт жана ишти кабыл алат. Адатта бул тапшырманын натыйжасы керек болгон адам же кардар, жетекчи же команда алдында процесс үчүн жооп берген адам.

Коюучу тактоолор үчүн жеткиликтүү болушу керек. Эгер ал жыйынтыкты өзү текшере албаса, ким кабыл аларын алдын ала сүрөттөмөдө, пикирде же байкоочулар аркылуу көрсөтүңүз.

Жооптуу

Жооптуу тапшырманы жыйынтыкка алып барат: статусту жаңыртат, суроо берет, кошо аткаруучуларды координациялайт жана бөгөттөр тууралуу кабарлайт.

Жооптуу катары ишти чындап финалга жеткире ала турган адамды тандаңыз. Бул ролду "баарын чакыруу" үчүн колдонбоңуз: жооптуу факты жүзүндө бир нече адам болуп калса, финал чечим үчүн ким жооп берери түшүнүксүз болот.

Кошо аткаруучулар

Кошо аткаруучулар тапшырманын бир бөлүгүн аткарат: файл даярдайт, техникалык баа берет, текстти макулдашат, маалымат чогултат же өзүнчө блокту текшерет.

Кошо аткаруучуну анын так бөлүгү бар болгондо гана кошуңуз. Бул бөлүктү сүрөттөмөдө, чек-листте же пикирде бекиткен жакшы: катышуучу эмнеге жооп берерин түшүнөт, ал эми негизги жооптуу прогрессти көрөт.

Байкоочулар

Байкоочулар тапшырманын жүрүшүн жана контекстти көрөт, бирок аткарууга жооп бербейт. Бул жетекчи, жанаша команда, кардар менеджери же чечимден кабардар болушу керек адам үчүн пайдалуу.

Байкоочуларды "ар кандай болуп калса" деп кошпоңуз. Эгер адамга финал жыйынтыкты гана билүү жетиштүү болсо, аны даяр болгондо пикирде белгилөө же тапшырма шилтемесин жөнөтүү туура.

Ролдорду иш кырдаалында бөлүү

Ролдор форманы толтуруу үчүн эмес, ишти башкаруу үчүн керек: ким чечим кабыл алат, ким жыйынтыкка жеткирет, ким өз бөлүгүн аткарат жана ким жүрүштү көрүп турат.

Кырдаал	Катышуучуларды кантип дайындоо	Эмне үчүн
Жетекчи бөлүм кызматкерине тапшырма берет	Жетекчи - коюучу, кызматкер - жооптуу. Башкалар катышпаса, кошпоңуз.	Жыйынтыктын ээси жана кабыл алуу тартиби түшүнүктүү.
Менеджер кардар өтүнүчүн жүргүзөт, юрист келишим даярдайт	Менеджер же кардар ээси - коюучу, юрист - жооптуу; менеджер кардар боюнча тактоолорго байкоочу же кошо аткаруучу болушу мүмкүн.	Документ үчүн жоопкерчилик кардар мамилеси үчүн жоопкерчилик менен аралашпайт.
Бир нече бөлүм ишке киргизүүнүн өз алдынча бөлүктөрүн даярдайт	Өз жооптуулары бар туунду же байланышкан тапшырмалар түзүңүз, жалпы тапшырмада ишке киргизүүнүн бир ээсин калтырыңыз.	Ар бир жыйынтыктын өз жооптуусу бар, жалпы иш кожоюнсуз тизме болуп калбайт.
Жетекчинин макулдугу гана керек	Жетекчини жооптуу кылбаңыз. Аны коюучу же байкоочу кылып калтырыңыз, же кабыл алуу этабында пикирде белгилеңиз.	Жооптуу аткарууну жүргүзгөн адам бойдон калат.
Адам аткаруучуга маалымат бериши керек	Аны кошо аткаруучу кылып кошуп, бөлүгүн сүрөттөмөдө же чек-листте бекитиңиз.	Катышуучу андан эмне күтүлүп жатканын түшүнөт.
Адамга финал жыйынтыкты гана билүү керек	Байкоочуну алдын ала кошпоңуз. Даяр болгондо пикирде белгилеңиз же шилтеме жөнөтүңүз.	Билдирүү азаят, маанилүү тапшырмаларга көңүл сакталат.

Роль боюнча талаш чыкса, жөнөкөй суроо бериңиз: "Тапшырма мөөнөтүндө даяр болбосо, ким жооп берет?" Ошол адам жооптуу же өзүнчө байланышкан тапшырманын ээси болушу керек.

Кызматкерлерди кантип тандоо керек

Тапшырма түзүүдө же оңдоодо катышуучу издөөсүн колдонуңуз. Ал кызматкерди аты, фамилиясы же профилдеги башка маалымат боюнча табууга жардам берет.

1. Тапшырманы түзүү же оңдоо режиминде ачыңыз.
2. Катышуучулар блогуна өтүңүз.
3. Керектүү ролдун издөө талаасына кызматкердин атын жаза баштаңыз.
4. Кандидаттар тизмесинен кызматкерди тандаңыз.
5. Тизме бөлүмдөр боюнча топтолсо, керектүү бөлүмдү ачып, кызматын же командасын текшериңиз.
6. Кошо аткаруучуларды жана байкоочуларды чындап керек болсо гана тандаңыз.
7. Тапшырманы же өзгөрүүлөрдү сактаңыз.

Бөлүмдөр боюнча топтоо окшош аттуу адамдарды айырмалоого жардам берет. Бир нече окшош кызматкер болсо, атына гана эмес, бөлүмүнө, аватарына, кызмат ордуна же башка көрүнгөн профилдик белгиге караңыз.

Катышуучу иш башталгандан кийин кошулса, роль кошуу менен эле чектелбеңиз. Кыска пикир калтырыңыз: адам эмне үчүн кошулду, буга чейин эмне жасалды, кайсы файлдарды же чек-лист пункттарын карашы керек жана андан кандай аракет күтүлөт.

Жеткиликсиз кандидаттар жана укуктар

Табылган кызматкер дайыма эле дайындоого жеткиликтүү боло бербейт. Себептери: укуктар, кызматкердин абалы, долбоор, бөлүм, иш тобу же кардар контексти боюнча чектөө.

Эгер кызматкер жеткиликсиз көрүнсө же тандалбаса:

• тапшырма чектелген долбоорго, иш тобуна, кардарга же CRM объектине тиешелүү эмеспи, текшериңиз;
• эски дубль же активдүү эмес профиль эмес, актуалдуу кызматкер тандалганын караңыз;
• ал тапшырма материалдарын жана тиркелген файлдарды көрө аларын текшериңиз;
• катышуусу чындап керек болсо, администратордон же мейкиндик ээсинен жеткиликтүүлүктү тууралоону сураңыз.

Укук чектөөсүн байкоочу кылып кошуу же материалдарды тапшырмадан тышкары жөнөтүү менен айланып өтпөңүз. Катышуучу иш контекстин LadVen OS ичинде көрүшү керек, болбосо талкуу жана текшерүү ар башка каналга бөлүнүп кетет.

Жоопкерчиликти бүдөмүк кылбоо

Сактоодон мурун үч суроо бериңиз:

• жыйынтыкты ким кабыл алат;
• тапшырма аткарылышына ким жооп берет;
• ким өзүнчө бөлүктөрдү аткарат, бирок финал жыйынтыкка ээлик кылбайт.

Экинчи суроого бир нече ысым чыкса, тапшырма өтө кең жазылган же ролдор туура бөлүнгөн эмес. Ишти байланышкан тапшырмаларга бөлүңүз, бир жыйынтык ээсин тандаңыз же кошо аткаруучулардын салымын чек-листте тактаңыз.

Жоопкерчилик бүдөмүк болгон белгилер:

• жооптуу формалдуу тандалган, бирок чыныгы чечим башка адамдан күтүлөт;
• кошо аткаруучулар так бөлүксүз кошулган;
• байкоочулар рассылка тизмеси катары колдонулат;
• коюучу жыйынтыкты текшере албайт;
• тапшырма бир нече өз алдынча натыйжаны сүрөттөйт.

Практикалык формула:

Жооптуу финал жыйынтыкка жооп берет.
Кошо аткаруучу өз бөлүгүнө жооп берет.
Коюучу күтүүнүн тактыгына жана кабыл алууга жооп берет.
Байкоочу контекстти өзү көрүп турууга гана жооп берет.

LadVen OS ичинде иш тартиби

1. Тапшырманы түзүү же оңдоо режиминде ачыңыз.
2. Коюучу күтүлгөн жыйынтыкты жана кабыл алуу тартибин түшүнөрүн текшериңиз.
3. Катышуучу издөөсү аркылуу жооптууну табыңыз.
4. Өзүнчө иш бөлүктөрү бар болсо, кошо аткаруучуларды кошуңуз.
5. Иш жүрүшүн көрүшү керек адамдарды байкоочу кылып кошуңуз.
6. Окшош кызматкерлерди бөлүм, кызмат же аватар боюнча текшериңиз.
7. Ашыкча катышуучуларды жана дублдарды алып салыңыз.
8. Өзгөрүүлөрдү сактаңыз.

Иштеп жаткан тапшырманы оңдогондон кийин сакталган катышуучулар тизмесин көрүү режиминде текшериңиз. Эгер кимдир бирөө катышуучуларды параллель өзгөртсө, тапшырманы жаңыртып, акыркы курам макулдашууга туура келерин караңыз.

Сактоодон мурун эмнени текшерүү керек

• Жооптуу бирөө гана тандалган.
• Коюучу жыйынтыкты кабыл ала же кайра иштөөгө кайтара алат.
• Кошо аткаруучулар өз бөлүгүн түшүнөт жана ал тапшырмада бекитилген.
• Байкоочуларга билдирүү чындап керек.
• Катышуучулар актуалдуу кызматкерлерден тандалган.
• Ар бир катышуучуда долбоорго, кардарга, CRM объектине, файлдарга жана башка материалдарга жеткиликтүүлүк бар.
• Тапшырмада "көрүнүш үчүн" кошулган адамдар жок.

Жыйынтыкты кантип текшерүү керек

Сактагандан кийин тапшырманы көрүү режиминде ачып, катышуучулар блогун текшериңиз:

• коюучу, жооптуу, кошо аткаруучулар жана байкоочулар туура ролдо көрүнөт;
• жооптуу тапшырмалар тизмесинде жана аткаруучу боюнча чыпкаларда көрүнөт;
• тапшырма керектүү адамдардын "менин", "мага дайындалган" же "мен катышкан" көрүнүштөрүнө түшөт;
• катышуучулар тапшырманы жана иш үчүн керектүү материалдарды ача алат;
• адам түзүлгөндөн кийин кошулса, ал контекстти тапшырманын өзүнөн алды.

Тизме туура эмес көрүнсө, ролдорду дароо оңдоңуз. Жооптууну эрте тууралоо кийин пикирлерде, билдирүүлөрдө жана статустарда башаламандыкты азайтат.

Жооптуу алмашкандан кийин

Жооптууну алмаштыруу жөн гана талааны оңдоо эмес, башкаруучулук окуя. Алмашуудан кийин жоопкерчилик эмне үчүн өткөнү жана иш кандай абалда берилгени түшүнүктүү болушу керек.

Жакшы өткөрүп берүү төмөнкүлөрдү камтыйт:

• алмашуу себеби жазылган кыска пикир;
• эмне аткарылды жана эмне калды;
• жаңы жооптуу кайсы файлдарды, чек-листтерди жана байланышкан тапшырмаларды текшериши керек;
• жыйынтыкты ким кабыл алат;
• мөөнөт, план убакыт же жеткиликтүүлүк боюнча коркунуч барбы.

Пикирлер, файлдар, чек-лист же кардар контексти бар тапшырмаларда жооптууну үнсүз алмаштырбаңыз. Болбосо жаңы жыйынтык ээси тарыхты кол менен калыбына келтирет, жетекчи болсо иш эмне үчүн башка адамга өткөнүн көрбөй калат.

Жакшы практикалар

• Бир текшериле турган жыйынтыкка бир жооптуу дайындаңыз.
• Кошо аткаруучунун салымын сүрөттөмөдө, чек-листте же пикирде бекитиңиз.
• Байкоочуларды иш жүрүшүн, коркунучтарды жана чечимдерди көрүшү керек болгондо гана кошуңуз.
• Жооптуу алмашса, эмне үчүн өткөнүн жана эмне жасалганын пикирде жазыңыз.
• Өз алдынча жыйынтыктар үчүн байланышкан тапшырмалар түзүңүз.
• Катышуучулардын кардарга, долбоорго, CRM объектине, документтерге жана файлдарга жеткиликтүүлүгүн иш башталганга чейин текшериңиз.
• Кардар тапшырмасында кардар менен байланыш үчүн жооп берген адамды контекстте калтырыңыз, бирок аны башка бөлүмдүн ишине жооптуу кылбаңыз.
• Жетекчиге көзөмөл керек болсо, аны жооптуу кылбай, байкоочу же кабыл алуучу ролунда кармаңыз.
• Контекст кереги жок болуп калган адамдарды тапшырмадан алып салыңыз.
• Роль боюнча талаш чыкса, кабыл алуу критерийине кайтыңыз: жыйынтыкты ким текшерет жана ким финалга жеткирет.

Көп кездешкен каталар

• бир жыйынтык ээсинин ордуна бир нече факты жооптуу дайындоо;
• так бөлүгү жок кошо аткаруучу кошуу;
• байкоочуларды массалык билдирүү катары колдонуу;
• башка бөлүмдөгү окшош аттуу адамды тандоо;
• эски же активдүү эмес кызматкер профилин калтыруу;
• катышуучунун файлдарга, долбоорго, кардарга же CRM контекстине жеткиликтүүлүгүн текшербөө;
• жооптууну эмне үчүн алмаштырганын пикирсиз өзгөртүү;
• укук чектөөсүн байкоочу аркылуу айланып өтүү;
• сактагандан кийин финал катышуучулар тизмесин текшербөө;
• бир нече өз алдынча жыйынтык үчүн бир чоң тапшырма түзүү.

Бул бетке керек скриншоттор

• Тапшырма түзүү формасындагы катышуучулар блогу: коюучу, жооптуу, кошо аткаруучулар жана байкоочулар.
• Бөлүмдөр боюнча топтолгон кызматкер издөөсү жана аватарлар.
• Бир жооптуу жана бир нече кошо аткаруучу тандалган мисал.
• Сакталгандан кийин көрүү режиминдеги катышуучулар блогу.
• Кандидат жеткиликсиз же укук менен чектелген абал.
• Байланышкан материалдарга жеткиликтүүлүгү бар кардар же долбоор тапшырмасынын мисалы.

Байланышкан сценарийлер

• Тапшырма түзүү
• Тапшырма панели
• Тапшырмадагы пикирлер
• Тапшырманы текшерүү жана жабуу