Документтер
LadVen OS ичинде документтер иш файлдарын процесстин жанында кармайт: тапшырмада, CRM жазуусунда, кардарда, жумуш тобунда же workflow ичинде. Бул жөн гана файл сактагыч эмес. Документ материал эмне экенин, кайсы ишке тиешелүү экенин, кайсы версия актуалдуу экенин, ким текшериши же кол коюшу керек экенин жана кийинки кадам кандай экенин көрсөтүшү керек.
Документтерди туш келди тиркемелер папкасы эмес, башкарылган иш катмары катары колдонуңуз.
Кайда жайгашкан
Негизги бөлүктөр:
- Документтер (
/documents) - документтер тизмеси жана иш баракчалары; - Документ баракчасы (
/documents/:documentId) - файлдар, абал, байланыштар, аракеттер, тарых жана пикирлер; - Комплект үлгүлөрү (
/documents/templates) - тапшырмалар, CRM, кардарлар жана жумуш топтору үчүн кайталануучу документ топтомдору; - Кирүүчү алмашуу (
/documents/exchange/inbound) - тышкы алмашуу аркылуу келген документтерди иштетүү; - тапшырмалар, CRM, экстранет жана иш мейкиндиктериндеги байланышкан блоктор.
Мүмкүн болгон аракеттер укуктарга, документ түрүнө, байланышкан объектке жана кол коюу же алмашуу эрежелерине жараша болот.
Иш маршруту
- Документти туура контексттен түзүңүз же ачыңыз: тапшырма, opportunity, кардар, долбоор же документтер тизмеси.
- Түшүнүктүү ат жана түр бериңиз: келишим, эсеп, акт, сунуш, иш материалдары, ишеним кат же башка бизнес түрү.
- Актуалдуу файлдарды тиркеп, алар кайсы объектке тиешелүү экенин көрсөтүңүз.
- Макулдашуу, кардарга жөнөтүү же экстранетке жарыялоо алдында версияны текшериңиз.
- Пикир калтырыңыз: эмне өзгөрдү, ким текшерет жана кийинки кадам кандай.
- Документ топтому кайталанса, топтом үлгүсүн колдонуңуз.
Документ баракчасы
Документ баракчасы иш контекстин көрсөтүшү керек: аталыш, түр, абал, байланышкан файлдар, кардар же тапшырма, жооптуу адамдар жана аракеттер тарыхы. Документ CRM, тапшырмалар же экстранет менен байланышса, колдонуучу анын эмне үчүн керек экенин жана натыйжаны ким күтүп жатканын түшүнүшү керек.
scan.pdf же final_new_2 сыяктуу аттардан качыңыз. Жакшы ат файлды ачпай туруп туура документти табууга жардам берет.
Документ түзөткүчү: текст, форматтоо жана таблицалар
Документтин текстин өзүнчө офис түзөткүчкө өтпөй туруп, түз LadVen OS ичинде даярдоого болот. Орнотулган түзөткүч форматтоону (баш аттар, тизмелер, бөлүп көрсөтүү, шилтемелер) жана таблицаларды колдойт - бул сунушту, протоколду, нускаманы же ички регламентти документ боюнча калган иш менен бир жерде чогултууга жетиштүү.
Эгер документ Word ичинде даярдалып бүткөн болсо, аны .docx файлынан импорттоого болот: текст, форматтоо жана таблицалар түзөткүчкө өтөт, андан ары документ порталда абал, версиялар, байланыштар жана макулдашуу менен чогуу жашайт. Бул баштапкы вариант Word ичинде келгенде, бирок аны мындан ары тиркеме катары эмес, иш документи катары башкаруу керек болгондо ыңгайлуу.
Форматтоо панели порталдын бардык тилдерине которулган. Ошол эле форматтоо пикирлерде да жеткиликтүү, ошондуктан документке же тапшырмага түшүндүрмөнү бир бүтүн текст менен эмес, тизме, акценттер жана шилтемелер менен окумдуу кылып жасоого болот.
Эмнеден качуу керек. Так көчүрмө үчүн Word ичиндеги татаал версткаларды түзөткүчкө көчүрбөңүз - портал басма бланктын макетин эмес, иш документин сактайт. Эгер так баштапкы верстка же дизайн керек болсо, баштапкы файлды тиркеме катары кошуп, аны негизги версия катары кармаңыз.
Сыртка жөнөтүү же кол коюу алдында актуалдуу версия ачылганын текшериңиз. Документте бир нече файл болсо, негизги файлды жана кошумча тиркемелерди белгилеңиз.
Эски версия макулдашуу тарыхы үчүн керек болсо, аны өчүрбөңүз. Жаңы версия эмне үчүн пайда болгонун түшүндүргөн так пикир калтырыңыз.
Комплект үлгүлөрү
Комплект үлгүсү кайталануучу документ топтомун сүрөттөйт: кайсы документтер керек, кайсылары милдеттүү, кайда колдонулат жана кандай макулдашуу же кол коюу эрежелери бар.
Үлгүлөрдү кайталануучу процесстерге колдонуңуз: сатуу пакети, келишим пакети, сервис кайрылуусу, юридикалык иш, onboarding же долбоор баштоо. Команда кайталабай турган бир жолку учур үчүн үлгү түзбөңүз.
Тапшырмалар жана CRM менен байланыш
Эгер аткаруу документке көз каранды болсо, документ иш объектиси менен байланышта болушу керек. Тапшырмада ал аткаруучуга кириш материалдарын жана күтүлгөн натыйжаны берет. CRM ичинде ал иштин коммерциялык же юридикалык негизин көрсөтөт.
Документ даярдалышы, текшерилиши же жөнөтүлүшү керек болсо, жооптуу адам жана мөөнөтү бар тапшырма түзүңүз. Документ кардарга тиешелүү болсо, CRM байланышын жана кирүү укуктарын текшериңиз.
Кол коюу жана алмашуу
Тышкы алмашууга же кол коюуга кетүүчү документтерде контрагент, юридикалык жак, актуалдуу версия жана абал өзгөчө маанилүү. Жөнөтүүдөн мурун документ туура кардарга тиешелүү экенин, ички пикирлер жок экенин жана тышкы аракетке даяр экенин текшериңиз.
Тышкы алмашуу көңүл бурууну талап кылса, аны катталбаган кол менен жөнөтүү аркылуу айланып өтпөңүз. Команда документ кайда токтогонун көрүшү үчүн абал жана кийинки кадамды бекитиңиз.
Документти кол коюуга кантип жөнөтүү, кол коюучуларды жүргүзүү жана шилтеме боюнча тышкы жеткиликти ачуу - Документтерге кол коюу жана тышкы жеткилик бөлүмүндө.
Кирүүчү документтер
Сырттан келген документ адегенде иреттелиши керек: кардарды же opportunity-ди аныктоо, кайталанган жазууларды текшерүү, тапшырмага же CRM жазуусуна байланыштыруу жана жооптуу адам дайындоо. Кирүүчү файлды контекстсиз жалпы тизмеге жылдырбаңыз.
Эгер документте жеке, каржылык же келишимдик маалыматтар болсо, аны тапшырмада, чатта же экстранет мейкиндигинде талкуулоодон мурун кирүү укуктарын текшериңиз.
Жетекчи көзөмөлү
Жетекчилер дайыма текшериши керек:
- тапшырмага, кардарга же CRM жазуусуна байланышпаган документтер;
- милдеттүү документи жок топтомдор;
- макулдашууну, кол коюуну же тышкы алмашууну күтүп турган документтер;
- кызматкерлер дагы эле колдонуп жаткан эски версиялар;
- ашыкча же түшүнүксүз документ жараткан үлгүлөр;
- кирүү укугу текшерилбей сыртка же экстранетке жарыяланган файлдар.
Жакшы тажрыйбалар
- Документтерди бизнес мааниси боюнча атаңыз: кардар, түр, мезгил же натыйжа.
- Коомдук сүрөттөмөлөргө жеке маалыматтарды жазбаңыз.
- Жөнөтүү, кол коюу же экстранетке жарыялоо алдында версияны текшериңиз.
- Документтерди тапшырмалар, CRM, кардар же жумуш тобу менен байланыштырыңыз.
- Кайталануучу топтомдор үчүн үлгүлөрдү колдонуңуз.
Бизнес үчүн сценарийлер
- Документтерди макулдашуу үчүн кардар порталы
- Тапшырмалар жана документтер менен сатуу воронкасы
- Юридикалык компания үчүн CRM
- Бардык сценарийлер