Документтерге кол коюу жана тышкы жеткилик
Документ даяр болгондо, аны көбүнчө сыртка көрсөтүү же кол койдуруу керек: кардарга, контрагентке, өнөктөшкө. LadVen OS документти кол коюуга жөнөтүүгө жана коопсуз тышкы жеткиликти түз анын баракчасынан ачууга мүмкүндүк берет - файлдарды почта менен жиберип отурбай, ким эмне кылганын көзөмөлдөп.
Документтин өзү жана версиялары менен кантип иштөө керек - Документтер бөлүмүндө. Бул жерде - кол коюу жана тышкы жеткилик тууралуу.
Кол коюу сурамы
Документ баракчасынан кол коюу сурамын түзсө болот: кол коюучуларды, кол коюу ыкмасын жана мөөнөтүн тандаңыз. Андан ары портал процессти өзү жүргүзүп, ар бир кол коюучунун абалын көрсөтөт.
Кол коюучу катары кимди дайындаса болот:
- экстранет аркылуу кардарды - байланышкан CRM жазуусундагы кол коюучу кардар порталында кол коёт;
- ачык шилтеме боюнча тышкы адамды - жеке шилтеме алган каалаган адам кол коёт.
Ар бир кол коюучу үчүн портал абалды жүргүзөт: чакырылды, жөнөтүлдү, көрүлдү, кол коюлду, четке кагылды же мөөнөтү бүттү. Ошентип ким кол койгонун, ал эми кимди шаштыруу керек экенин көрүүгө болот.
Кол коюу ыкмалары
LadVen OS бир нече кол коюу ыкмасын колдойт - так кайсылары жеткиликтүү экени сиздин порталыңыздагы документтер модулунун жөндөөлөрүнө жараша болот:
- порталда ырастоо - кол коюучу документтин баракчасында «кабыл алам» дегенди басат;
- чийме кол - кол коюучу колду түз экранда чийет;
- кол коюлган файлды жүктөө - кол коюучу сканды же кол коюлган PDF-ти жүктөйт;
- тышкы кол коюу кызматы - эгер аны администратор туташтырса.
Ыкманы документке коюлган талаптарга жараша тандаңыз: ички макулдашуу үчүн ырастоо жетиштүү, юридикалык мааниси бар документтер үчүн компанияңызда кабыл алынган ыкманы колдонуңуз.
Кол коюучулардын жеке шилтемелери
Ар бир кол коюучу кол коюу баракчасына өзүнүн жеке шилтемесин алат. Шилтемени көчүрүп, кол коюучуга ыңгайлуу жол менен жөнөтсө болот. Шилтеме боюнча адам документти ачат, аны менен таанышат жана тандалган ыкма менен кол коёт - ички порталга кирбей туруп.
Бир шилтемени бир нече адамга жөнөтпөңүз: шилтеме конкреттүү кол коюучуга байланган, аны менен так ошонун аракети көзөмөлдөнөт.
Жарыялоо: тышкы көрүү жана кол коюу
Кол коюу сурамынан тышкары, документти жарыялоого болот - шилтеме боюнча тышкы жеткиликти ачса болот:
- көрүү үчүн - тышкы катышуучу документти көрөт жана жүктөйт;
- кол коюу үчүн - тышкы катышуучу кол коюудан өтөт.
Жарыялоонун коопсуздук параметрлери бар:
- жеткилик кантип берилет - корголгон шилтеме боюнча же алуучунун конкреттүү email дареги боюнча;
- колдонуу мөөнөтү - андан кийин шилтеме иштебей калат;
- ачуулардын санын чектөө - белгиленген санда кайрылуудан кийин жеткилик жабылат.
Жарыялоону каалаган учурда артка кайтарууга болот - шилтеме дароо документти ачпай калат. Жеткилик мындан ары керек болбогондо же ката менен берилгенде аны артка кайтарыңыз.
Электрондук алмашуу (ЭДА): чынчыл чектер
LadVen OS тышкы электрондук документ алмашуу системалары менен иштейт (мисалы, СБИС, Диадок), бирок ЭДА-нын толук кардары болуп саналбайт. Чектерди түшүнүү маанилүү:
- портал ЭДА-дан кирүүчү документтерди кабыл алат жана аларды иреттөөгө жардам берет (караңыз: Документтер);
- портал документтин тышкы алмашуудагы абалын көзөмөлдөйт;
- портал деталдуу иш үчүн тышкы системанын кабинетине шилтеме берет.
ЭДА-нын толук цикли - юридикалык мааниси бар документтерди оператор аркылуу түзүү, жөнөтүү жана кол коюу - порталда эмес, ЭДА системасынын өзүндө өтөт. Электрондук колду жана ЭДА-ны автоматтык түрдө күйгүзүлгөн деп эсептебеңиз: булар жөндөөгө жана туташтырылган операторго көз каранды өзүнчө мүмкүнчүлүктөр.
Жакшы тажрыйбалар
- Кол коюуга жөнөтүү алдында актуалдуу версия ачылганын жана документ туура кардарга тиешелүү экенин текшериңиз.
- Тышкы жеткиликтен мурун документте ички пикирлер жана кызматтык эскертүүлөр жок экенине ынаныңыз.
- Кол коюучуну ушул документ түрү үчүн кабыл алынган ыкма боюнча дайындаңыз.
- Ар бир кол коюучуга жалпы эмес, өзүнүн жеке шилтемесин жөнөтүңүз.
- Колдонуу мөөнөтүн коюңуз жана жеткилик мындан ары керек болбогондо жарыялоону артка кайтарыңыз.
- ЭДА үчүн, аракет тышкы кабинетте аякталса да, порталда абалды жана кийинки кадамды бекитиңиз.
Кеңири таралган каталар
- Документтин эскирген версиясын кол коюуга жөнөтүшөт.
- Ички пикирлерди алып салбай тышкы жеткиликти ачышат.
- Бир шилтемени бир нече кол коюучуга жөнөтүшөт - көзөмөл жоголот.
- Мөөнөт коюшпайт жана жарыялоону артка кайтарышпайт - жеткилик керектүүдөн узагыраак ачык калат.
- ЭДА-ны жана электрондук колду демейки боюнча күйгүзүлгөн деп эсептешет, бирок алар жөндөөгө көз каранды.