Кардарлар, компаниялар жана контакттар
Кардар базасы — CRM-дин негизи. Жазбалар тыкан жүргүзүлсө, калган бардык иш (келишимдер, тапшырмалар, документтер, кат алышуу) туура кардардын тегерегине чогулат, жетекчи болсо бүтүн көрүнүштү көрөт. Базада дубльдер жана текшерилбеген маалымат болсо, тарых ар башка карточкаларга бөлүнүп, чечимдер сокур кабыл алынат.
Бул бет кардарларды, компанияларды жана контакттарды база башкарылуучу бойдон калгыдай кылып кантип ачуу жана жүргүзүү керектигин түшүндүрөт.
Кайда жайгашкан
CRM мамиленин катышуучуларын бир нече байланышкан бөлүмдө сактайт:
- Кардарлар (
/clients) — кардар жазбаларына жана алардын жумуш аймактарына бирдиктүү кирүү. Ушул жерден баштоо ыңгайлуу: кардарды табыңыз да, анын жумуш мейкиндигине өтүңүз. - Компаниялар (
/crm/accounts) — контрагент уюмдар: компания карточкасы, реквизиттер, байланышкан контакттар жана келишимдер. - Контакттар (
/crm/contacts) — конкреттүү адамдар: аты-жөнү, кызматы, байланыш ыкмалары, компанияга таандыктыгы. - Юридикалык жактар (
/crm/legal-entities) — документтер жана эсептешүүлөр үчүн реквизиттери бар юридикалык жактар.
Жеткиликтүү бөлүмдөрдүн жана аракеттердин курамы сиздин укуктарыңызга жараша болот. Эгер CRM пункту навигацияда көрүнбөсө, ролуңузда модулга жеткилик жок — бул ката эмес, укук жөндөөсү.
Кардар жазбасы жөнөкөй суроолорго жооп берет
Жакшы кардар жазбасы оозеки тактоосуз эле жооп берет:
- кардар ким: жеке кардарбы же компаниябы;
- контакт адам ким жана аны менен кантип байланышуу керек;
- мамиледе кайсы компания жана юридикалык жак катышат;
- команданын ичинде кардар үчүн ким жооптуу;
- маалыматка жеткилик боюнча кандай чектөөлөр бар.
Карточканы эскертүүлөрдүн үймөгүнө айлантпаңыз. Конкреттүү ишке тиешелүү нерсенин баарын келишимде, тапшырмада же пикирде жүргүзүңүз, кардар жазбасында болсо кардар жөнүндө туруктуу маалыматты сактаңыз.
Кардарды дублсуз кантип ачуу
Кардар дубли — CRM-деги эң кымбат каталардын бири: кат алышуу, документтер, келишимдер жана тапшырмалар ар башка карточкага бөлүнүп кетет, менеджер да, жетекчи да толук тарыхты көрбөйт.
LadVen OS түзүүдө дубльдерди автоматтык түрдө бөгөттөбөйт, ошондуктан текшерүү — кнопка эмес, жумуш практикасы:
- Жаңы жазба түзүүдөн мурун издөөнү колдонуңуз.
- Кардарды бир нече белги боюнча текшериңиз: аталышы же аты-жөнү, телефону, почтасы, байланышкан компаниясы.
- Окшош жазба мурдатан бар болсо, экинчисин түзбөй, ошонун ичинде иштеңиз.
- Кардардын маалыматы өзгөргөн болсо, жаңы карточка ачпай, бар карточканы жаңыртыңыз.
- Дубль баары бир пайда болсо, ишти бир жазбага мүмкүн болушунча эрте бириктириңиз да, командада кайсы карточка негизги деп эсептелерин макулдашыңыз.
Контакт маалыматын текшергенден кийин гана киргизиңиз. Маалымат ырасталбаса, аны пикирде же кийинки кадамда белгилеңиз, болжолду кардар карточкасында факт катары жазбаңыз.
Компаниялар, контакттар жана юридикалык жактар
Жазбалардын ролдорун ажыратыңыз:
- Компания уюмду жалпы сүрөттөйт: ким менен иштешебиз, анын кандай контакттары жана келишимдери бар.
- Контакт адамды сүрөттөйт: так ким менен сүйлөшүп жатабыз, чечим кабыл алууда анын ролу кандай.
- Юридикалык жак документтер жана эсептешүүлөр үчүн керек: келишимдер, эсептер жана актылар коюлуучу реквизиттер.
Бир компанияда бир нече контакт болушу жана ал юридикалык жакка байланышы мүмкүн. Кардарга документ жөнөтүүдөн мурун туура юридикалык жак тандалганын жана реквизиттер так ушул компанияга тиешелүү экенин текшериңиз.
Контакттар тизмесин отчет же таркатуу үчүн кесинди керек болгондо Excel-ге жүктөп алууга болот. Жүктөөдөн мурун ага сыртка берүүгө болбой турган маалымат түшпөгөнүн текшериңиз.
Кардардын жумуш аймагы
Кардар жазбасынан жумуш аймагы ачылат — бул кардар боюнча келишимдер, тапшырмалар, файлдар, документтер жана сырткы жеткилик чогултулган бирдиктүү жер. Бул кардар боюнча бүт ишти ар кайсы модулдан кол менен жыйнабай, жүргүзүүгө жана көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берет.
Жумуш аймагын жыйноо чекити катары колдонуңуз: тапшырманы же келишимди кардар контекстинен түз эле түзүңүз, ошондо байланыш кийин эстен калыбына келтирилбей, өзүнөн-өзү сакталат.
Жеткилик жана жеке маалымат
CRM купуя маалыматты сактайт, ошондуктан ага жеткилик укуктар менен башкарылат жана баары эле баарына көрүнбөйт.
- Модулдун көрүнүшү. Ролдо CRM укугу жок болсо, бөлүм навигациядан толугу менен жашырылат.
- Чектелген жеткилик. Колдонуучулардын бир бөлүгү белгилүү бир воронкаларды, кардарларды же талааларды гана көрөт. Жеткилик чектелсе, кээ бир аракеттер конкреттүү объект тандалгандан кийин гана жеткиликтүү болот.
- Жашырылган талаалар. Айрым талаалар, өзгөчө жеке маалымат жана юридикалык жактардын реквизиттери (ИНН, КПП, ОГРН), «Укук боюнча жашырылган» деп көрсөтүлүшү мүмкүн. Бул жазбаны өзүн көрсөңүз да, ал маалыматка жеткилигиңиз жок дегенди билдирет.
- Жумушчу топко катышуу. Кээде жазба көрүнөт, бирок аракет жеткиликсиз, анткени сиз байланышкан жумушчу топтун катышуучусу эмессиз. Мындай учурда чектөөнү айланып өтпөй, ээсинен сизди катышуучу кылып кошуусун сураңыз.
- Сырткы катышуучулар. Кардарды өзүнчө чакыруу механизми аркылуу сырткы жеткиликке (кардар порталына) туташтырса болот. Бул кызматкерге кадимки укук берүү эмес, башкарылуучу сценарий.
Укук чектөөсүн маалыматты CRM сыртына жөнөтүп айланып өтүүгө аракет кылбаңыз. Жеткилик чындап керек болсо, аны администратор же мейкиндиктин ээси жөндөшү керек.
Дубльдерди тартипке келтирүү
Эгер дубльдер пайда болуп калса, аларды мүмкүн болушунча эрте ажыратыңыз — эки карточка боюнча иш канча узак жүрсө, тарыхты кийин жыйноо ошончолук кыйын болот.
Тартипке келтирүү иретин:
- Бир кардардын бардык жазбаларын аты-жөнү, телефону, почтасы жана байланышкан компаниясы боюнча издеп табыңыз.
- Негизги жазбаны тандаңыз — адатта тарыхы көбүрөөк жана маалыматы жаңыраак болгонун.
- Ишти негизги жазбага которуңуз: келишимдерди, тапшырмаларды жана документтерди ага байланыштырыңыз, контакттарды жана актуалдуу реквизиттерди көчүрүңүз.
- Командада кайсы жазба негизги экенин макулдашыңыз, ошондо жаңы келишимдер жана кат алышуу ошонун ичине түшөт.
- Ашыкча жазбаны жабыңыз же актуалдуу эмес деп белгилеңиз, ал боюнча кайра иш баштабагыдай кылыңыз.
Дубльге такыр жеткирбеген оң: түзүүдөн мурун издөө тартиби — бөлүнүп кеткен тарыхты чечмелеп жыйноого караганда арзаныраак. Эгер дубльдер дайыма пайда болуп турса, бул кесепеттер менен ар жолу кол менен күрөшпөй, кардар киргизүү процессин оңдоо керектигинин белгиси.
Көрүнүшү мүмкүн болгон абалдар
- жазба жүктөлүп жатат же издөөдөн кийин тизме жаңырып жатат;
- сурам боюнча эч нерсе табылган жок — жаңы жазба түзүүдөн мурун формулировканы жана чыпканы текшериңиз;
- талаа «Укук боюнча жашырылган» деп көрсөтүлөт — бул маалыматка жеткилигиңиз жок;
- аракет жеткиликсиз: укук жок, чектелген жеткиликте объект тандалган эмес же сиз жумушчу топтун катышуучусу эмессиз;
- маалыматты башка колдонуучу өзгөрттү — аракетти кайталоодон мурун карточканы жаңыртыңыз.
Жакшы практикалар
- Кардарды түзүүдөн мурун дайыма бар жазбаны издеңиз.
- Текшерилген контакт маалыматын гана киргизиңиз; болжолдорду пикирде же кийинки кадамда сактаңыз.
- Бир кардарды бир жазбада жүргүзүңүз, ал боюнча ишти болсо анын жумуш аймагында.
- Документ жөнөтүүдөн мурун компанияны, юридикалык жакты жана реквизиттерди текшериңиз.
- Сыртка берүүгө болбой турган маалыматы бар контакттарды жүктөп чыкпаңыз.
- Талаа укук боюнча жашырылган болсо, айланма жол издебей, жеткилик сураңыз.
Көп кездешүүчү каталар
Биринчисин издөөнүн ордуна экинчи кардарды түзүү. Иш тарыхы бөлүнүп, толук көрүнүштү эч ким көрбөйт.
Текшерилбеген маалыматты факт катары жазуу. Команда ката телефон, почта же реквизит боюнча иш баштайт.
Кардар боюнча чечимдерди жеке чаттарда кармоо. Жаңы катышуучу контекстти көрбөйт, жетекчи болсо макулдашууларды текшере албайт.
Укук жөнүндө эскертүүнү көңүлгө албоо. Чектөөнү маалымат жөнөтүү менен айланып өтүү маалымат агып кетүү тобокелин жаратат жана көзөмөлдү мүмкүн эмес кылат.
Документти бөтөн реквизиттер менен жөнөтүү. Чаташкан юридикалык жак укуктук жана эсептешүү каталарына алып келет.
Натыйжаны кантип текшерүү
- кардар издөө боюнча табылат жана кайталанбайт;
- контакт ким, кайсы компания жана юридикалык жак байланышкан, кардар үчүн ким жооптуу экени көрүнөт;
- жазбадан байланышкан келишимдер, тапшырмалар жана документтер менен жумуш аймагы ачылат;
- укук боюнча жашырылган талаалар бош маалымат эмес, жеткилик чектөөсү катары түшүнүктүү;
- купуя маалымат кереги жок жерде жүктөөлөргө жана сыртка түшпөйт.