Документтерге кол коюу жана тышкы жеткилик
Документ даяр болгондо, аны көбүнчө сыртка көрсөтүү же кол койдуруу керек: кардарга, контрагентке, өнөктөшкө. LadVen OS документти кол коюуга жөнөтүүгө жана коопсуз тышкы жеткиликти түз анын баракчасынан ачууга мүмкүндүк берет - файлдарды почта менен жиберип отурбай, ким эмне кылганын көзөмөлдөп.
Маанилүүсү: негизги кол коюу ыкмалары дароо жеткиликтүү. Порталда түзүлгөн документке кол койдуруу үчүн тышкы сервисти кошуунун кереги жок. Тышкы жөндөө оператор аркылуу юридикалык мааниси бар расмий алмашуу керек болгондо гана керек.
Документтин өзү жана версиялары менен кантип иштөө керек - Документтер бөлүмүндө. Бул жерде - кол коюу жана тышкы жеткилик тууралуу.
Дароо эмне иштейт, ал эми эмне жөндөөнү талап кылат
Ички ыкмалар тышкы сервиссиз кол коюлган документке алып барат. Тышкы алмашуу - туташтырылган операторду талап кылган өзүнчө жол.
Файлдан түзүлгөн документ порталдын ичинде башкарылат, ошондуктан ички кол коюу ыкмалары кошумча жөндөөлөрсүз колдонулат. Тышкы электрондук алмашуу - өзүнчө жол, ал туташтырылган операторго көз каранды.
«Дароо жеткиликтүү» продукт жолунун бар экенин билдирет; жөнөтүү же кол коюу үчүн allowedActions.submit=true уруксаты бар активдүү сессия керек. Жабык, аяктаган же четке кагылган сессиялар статус менен себепти гана көрсөтөт; Четке кагылды — backend берген акыркы абал, өзүнчө баш тартуу баскычы эмес.
| Эмне керек | Жөндөө | Ким кол коёт | Натыйжа |
|---|---|---|---|
| Файлдан документ түзүү | Дароо жеткиликтүү | - | Порталда башкарылат |
| Кардарга байланыштыруу | Дароо жеткиликтүү | - | CRM карточкасына байланышат |
| Көрүү үчүн жарыялоо | Дароо жеткиликтүү | - | Шилтеме жана экстранет аркылуу көрүнөт |
| Кол коюу үчүн жарыялоо | Дароо жеткиликтүү | - | Кол коюу иштетилет |
| Макулдук баскычы | Дароо жеткиликтүү | Кардар шилтеме аркылуу же экстранетте | Кол коюлду |
| Экранда чийилген кол | Дароо жеткиликтүү | Кардар шилтеме аркылуу же экстранетте | Кол коюлду |
| Кол коюлган файлды жүктөө | Дароо жеткиликтүү | Кардар шилтеме аркылуу же экстранетте | Кол коюлду |
| Менеджердин бүтүрүүсү | Документ саясаты аракетке уруксат берип, роль укуктуу болгондо гана | Менеджер, кардардын аракетисиз | Документ саясатына жараша |
| Тышкы электрондук алмашуу | Оператор жөндөлүшү керек | Тышкы системада | Кол коюу порталдан тышкары өтөт |
Кыскасы: портал практикалык колду дароо чогулта алат. Тышкы оператор компанияга расмий юридикалык алмашуу керек болгондо гана керек.
Кол коюу сурамы
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
Документ баракчасында Кол коюуга жөнөтүү баскычын басыңыз. Формада төмөнкүлөр берилет:
- кол коюу ыкмасы - адам кантип кол коёт;
- кол коюучулар - адатта email боюнча; портал байланышкан CRM карточкасынан байланыштарды сунуштайт. Кардардын экстранет аркылуу кол коюу сценарийинде CRM кардары автоматтык аныкталышы мүмкүн, ошондуктан өзүнчө email дайыма талап кылынбайт;
- кол коюу мөөнөтү - милдеттүү эмес дедлайн;
- документ версиясы - кайсы редакция жөнөтүлөт, адатта актуалдуу версия.
Андан ары портал процессти жүргүзүп, ар бир кол коюучунун абалын көрсөтөт.
Кол коюучу катары кимди дайындаса болот:
- экстранет аркылуу кардарды - байланышкан CRM жазуусундагы кол коюучу кардар порталында кол коёт;
- ачык шилтеме боюнча тышкы адамды - жеке шилтеме алган каалаган адам кол коёт.
Ар бир кол коюучу үчүн портал абалды жүргүзөт: жөнөтүлдү, көрүлдү, кол коюлду, четке кагылды же мөөнөтү бүттү. Сурамдын жалпы абалы да болот, мисалы жарым-жартылай кол коюлду же аяктады.
Сурам каралама, кезекте, жокко чыгарылган же ката абалында да болушу мүмкүн. Каралама али жөнөтүлө элек; кезектеги сурам жөнөтүүнү күтөт. Жокко чыгарылган же ката сурамды сокур кайталабаңыз: себебин текшерип, аудит изин сактап, себеп оңдолгондон кийин гана жаңысын түзүңүз.
Кол коюу ыкмалары
Схема порталдын макулдугун, экранда чийилген колду, кол коюлган файлды жүктөөнү жана тышкы электрондук алмашууну салыштырат.
LadVen OS бир нече ички кол коюу ыкмасын колдойт. Алар активдүү сессия allowedActions.submit уруксат бергенде тышкы сервиссиз жеткиликтүү:
- Браузерде ырастоо - кол коюучу документ барагында «кабыл алам» дегенди басат. Макулдук, таанышуу жана ички чечимдер үчүн ылайыктуу.
- Экранда чийилген кол - кол коюучу колун түз экранда чийет: чычкан менен же телефондо манжа менен.
- Кол коюлган файлды жүктөө - кол коюучу сканды же кол коюлган PDF-ти жүктөйт. Документ кагазда кол коюлуп, скан болуп кайтарылганда ылайыктуу.
Мындан тышкары тышкы кол коюу же алмашуу кызматы аркылуу жол бар. Аны администратор иштетет жана оператор аркылуу расмий документ алмашуу үчүн колдонулат.
Ыкманы документтин талабына жараша тандаңыз: ички макулдашуу үчүн браузерде ырастоо жетиштүү, маанилүү документтер үчүн компанияда кабыл алынган ыкманы же туташтырылган тышкы операторду колдонуңуз.
Менеджер кол коюуну өзү аяктайт
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
Колдун баары онлайн чогултулбайт. Кардар жолугушууда кагазга кол коюшу, сканды email аркылуу жибериши же үчүнчү тарап системасында кол коюшу мүмкүн. Мындай учурда карточкада кол коюуну кол менен аяктоо аракети көрүнүшү мүмкүн, бирок ал документ саясаты жана ролдун уруксаты боюнча жеткиликтүү болгондо гана аткарылат. Бул ар бир карточкада өзүнчө жүктөө талаасы бар дегенди билдирбейт; аракет көрүнбөсө, тышкы файлды компания колдогон процесс боюнча сактаңыз.
Аракет жеткиликтүү болуп, ийгиликтүү аткарылганда документ кол коюлган абалга өтүп, далил файлы/окуясы тарыхка жазылат. Скан өзү документке кол коюлганын далилдебейт.
Кол коюучулардын жеке шилтемелери
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
Ар бир кол коюучу кол коюу баракчасына өзүнүн жеке шилтемесин алат. Шилтемени көчүрүп, кол коюучуга ыңгайлуу жол менен жөнөтсө болот. Шилтеме боюнча адам документти ачат, аны менен таанышат жана тандалган ыкма менен кол коёт - ички порталга кирбей туруп.
Бир шилтемени бир нече адамга жөнөтпөңүз: шилтеме конкреттүү кол коюучуга байланган, аны менен так ошонун аракети көзөмөлдөнөт.
Жарыялоо: тышкы көрүү жана кол коюу
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
Кол коюу сурамынан тышкары, документти жарыялоого болот: Жеткиликти ачуу баскычын басып, тышкы шилтемени режимдердин биринде бериңиз:
- шилтеме аркылуу ачуу - тышкы катышуучу документти көрөт жана жүктөйт;
- тышкы кол коюу - тышкы катышуучу кол коюудан өтөт.
Бул эки башка агым: шилтеме аркылуу ачуу документти көрүүгө жана жүктөөгө гана мүмкүндүк берет, кийин автоматтык түрдө кол коюуга айланбайт. Алуучу кол коюшу керек болсо, башынан тышкы кол коюу режимин тандаңыз — аракет жана абал туура кол коюу агымында сакталат.
Жарыялоонун коопсуздук параметрлери бар:
- жеткилик кантип берилет - корголгон шилтеме аркылуу же конкреттүү email алуучуга;
- мөөнөтү - ошол күндөн кийин шилтеме иштебей калат;
- ачуулардын санынын чеги - белгиленген сандан кийин жеткилик жабылат.
Жарыялоону каалаган учурда жабууга болот. Шилтеме дароо документти ачпай калат. Жеткилик мындан ары керек болбогондо же ката менен берилгенде аны жабыңыз.
Тышкы электрондук алмашуу: чынчыл чектер
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
Расмий юридикалык мааниси бар алмашуу үчүн LadVen OS тышкы документ алмашуу оператору менен иштей алат, эгер аны администратор туташтырса. Чыгуучу документтер документ карточкасынан даярдалат, ал эми абалдар жана кол коюлган көчүрмөлөр порталга кайтып келет.
Чектерди түшүнүү маанилүү:
- порталдын ички кол коюусу жана тышкы электрондук алмашуу - өзүнчө нерселер; тышкы алмашуу демейки боюнча күйгүзүлбөйт жана операторго көз каранды;
- толук алмашуу цикли - юридикалык мааниси бар документтерди оператор аркылуу түзүү, жөнөтүү жана кол коюу - оператордун системасында аяктайт; портал документти башкарылуучу бойдон сактайт: абалын, байланыштарын жана кол коюлган көчүрмөлөрүн көрсөтөт;
- жеткиликтүү операторлор өлкөгө жана жөндөөгө көз каранды; администратор конкреттүү сервисти жөндөмөйүнчө, аны туташкан деп эсептебеңиз.
Ички кол коюу ыкмалары тышкы операторсуз да жеткиликтүү бойдон калат.
Жакшы тажрыйбалар
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
- Кол коюуга жөнөтүү алдында актуалдуу версия ачылганын жана документ туура кардарга тиешелүү экенин текшериңиз.
- Тышкы жеткиликтен мурун документте ички пикирлер жана кызматтык эскертүүлөр жок экенине ынаныңыз.
- Документ түрүнө жараша ыкманы тандаңыз: макулдук үчүн браузерде ырастоо, маанилүү документ үчүн экранда чийилген кол же тышкы алмашуу.
- Кол порталдан тышкары алынган болсо, аны сканды жүктөп кол коюуну аяктоо аркылуу бекитиңиз.
- Ар бир кол коюучуга жалпы эмес, өзүнүн жеке шилтемесин жөнөтүңүз.
- Мөөнөт коюңуз жана жеткилик мындан ары керек болбогондо жарыялоону жабыңыз.
Кеңири таралган каталар
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.
- Документтин эскирген версиясын кол коюуга жөнөтүшөт.
- Ички пикирлерди алып салбай тышкы жеткиликти ачышат.
- Бир шилтемени бир нече кол коюучуга жөнөтүшөт - көзөмөл жоголот.
- Мөөнөт коюшпайт жана жарыялоону жаппай коюшат - жеткилик керектүүдөн узагыраак ачык калат.
- Тышкы алмашууну демейки боюнча күйгүзүлгөн деп эсептешет, бирок ал оператордун жөндөөсүнө көз каранды.
Байланышкан бөлүмдөр
Түшүндүрмө үчүн схема; интерфейстин скриншоту же абалдын далили эмес.