Почта

LadVen OS ичиндеги почта өзүнчө архив эмес. Маанилүү кат башкарылуучу ишке айланышы керек: CRM мүмкүнчүлүгү, тапшырма, пикир, файл же кардар боюнча кийинки кадам.

Почта командага кайсы кат жооп күтүп жатканын, кайсынысы кардар же opportunity менен байланышканын, улантууга ким жооптуу экенин жана келишимдин жыйынтыгы кайда сакталганын көрсөтөт.

Кайда жайгашкан

Негизги бөлүктөр:

• Почта (/mailbox) - кошулган кутулар, кошуу сценарийлери жана иштетүү эрежелери;
• Кирген каттар (/mailbox/inbox) - каттар тизмеси, тизмектер, папкалар, издөө, тез аракеттер жана CRM контексти;
• Кат баракчасы (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId же кирген каттардан ачуу) - текст, тиркемелер, жөнөтүүчүлөр, алуучулар, CRM аракеттери жана жооп;
• эски /mailbox/messages/:messageId жана /crm/mail* route-тары азыркы почта бөлүгүнө алып барат.

Аракеттер почта, CRM, тапшырма жана конкреттүү куту укуктарына жараша болот.

Почтаны качан колдонуу керек

Почта модулун кат:

• сатууну, өтүнүчтү, колдоону же кардардын аракетин баштаса;
• иш контекстинде сакталууга тийиш болгон файлды, макулдашууну, суроону же ырастоону камтыса;
• кызматкерге же бөлүмгө тапшырма талап кылса;
• кардарга, байланышка, мүмкүнчүлүккө же долбоорго байланыштырылышы керек болсо;
• жооптуу адам жоголбошу керек болгон жалпы кутуга келсе колдонуңуз.

Маанилүү каттарды кирүү кутусунда гана калтырбаңыз. Каттан иш пайда болсо, жооптуу адам, мөөнөт, контекст жана натыйжанын орду көрсөтүлүшү керек.

Почта серверинен издөө

Сервердик издөө — өзүнчө операция, мурда жүктөлгөн портал тизмесинин чыпкасы эмес. 2–160 белгиден турган суроо колдонуңуз; демейки папкалар чөйрөсүн же эң көп 8 папканы тандаса болот. Бир издөө эң көп 200 алдын ала көрүнүш сурай алат. Бир убакта эки операциядан ашык иштебейт, ошондуктан жаңы издөө күтүшү мүмкүн. Абалдар: queued, running, completed, failed, cancelled, expired. Издөө эң жаңы каттардан артка карай чектелген терезеде жүрөт жана натыйжа кыскартылышы мүмкүн. Натыйжалар жүктөлгөн каттар эмес, алыстагы алдын ала көрүнүштөр; провайдер синхрондоштурмайынча аларды порталда ачууга болбойт. Алдын ала көрүнүштөрдүн мөөнөтү бүтөт, ошондо кайра издеңиз; керексиз операцияларды токтотуңуз жана жеткиликтүүлүк/провайдер катасын бош натыйжа деп эсептебеңиз. Башка түзмөктөгү операциялар көрүнбөшү мүмкүн, бирок лимитти ээлейт. Сыноодо синтетикалык суроолорду колдонуңуз, чыныгы даректерди же темаларды көрсөтпөңүз.

Алдын ала көрүнүштө алынган күн болбошу мүмкүн; жөнөтүүчү менен тема бирдей болсо, конкреттүү катты ишенимдүү айырмалоого болбойт. Аракеттен мурун провайдер аркылуу синхрондоштуруңуз же ачыңыз жана техникалык uid маанисин ат катары көрсөтпөңүз.

Кутуну Кошуу

Алгач максатын тандаңыз:

• жеке куту - ээсинин жумуш каттары үчүн;
• жалпы куту - команда, бөлүм же багыт үчүн;
• CRM кутусу - мүмкүнчүлүктөрдү түзүү же байлоо керек болгон каттар үчүн.

Даректи, жөнөтүүчү атын, кирүүчү жана чыгуучу серверлерди, коопсуз туташууну, укуктарды жана билдирүүлөрдү текшериңиз. Жалпы кутуда ким окуй аларын жана ким иштетүүгө жооптуу экенин так көрсөтүңүз.

CRM сценарийинде жаңы каттар кийинки кадамсыз кирүү кутусунда калбашы үчүн воронканы, баштапкы баскычты, жооптуу адамды жана багыттоо эрежелерин тандаңыз.

Кирген Каттарды Иштетүү

Кирген каттарды жөн гана билдирүүлөр тизмеси эмес, иш абалы катары караңыз.

Текшериңиз:

1. Ким жазды жана ал кардар же контакт катары барбы.
2. Мүмкүнчүлүк, кардар суроосу же тапшырма байланганбы.
3. Жооп, файл, тактоо же башка адамдын аракети керекпи.
4. Каттан тапшырма түзүү керекпи.
5. CRM мүмкүнчүлүгүн түзүү же байлоо керекпи.
6. Командага чечимди түшүндүргөн ички жазуу керекпи.

Кат CRM менен байланышкан болсо, ишти байланышкан объектте улантыңыз. Кардар алдындагы милдеттенмеге таасир эткен кат байланышпаса, контекст жоголбой турганда байланыш түзүңүз.

Эгер катты жөнөтүү ийгиликсиз болсо, портал муну ачык жана түшүнүктүү баш тартуу себеби менен көрсөтөт, катаны «жутуп» койбойт: кийинкиге калтырылган же кезекке коюлган жөнөтүү унчукпаган тупукка айланбайт. Мындай катаны көргөндө, катты кеткен деп эсептебей, алуучунун дарегин, куту туташуусун жана тиркемелерди текшерип, катты кайра жөнөтүңүз.

Тез аракеттер

Тез аракеттерди контекстти текшергенден кийин гана колдонуңуз:

• Жооп берүү - туура кутудан жана түшүнүктүү кол тамга менен;
• Opportunity түзүү - кат жаңы кардар процессин баштаса;
• Opportunity байлоо - кат бар келишимге же суроого тиешелүү болсо;
• Opportunity ачуу - ишти CRMде улантуу үчүн;
• Архивдөө - кат иштетилип, аракет талап кылынбаса;
• Өчүрүү - кат иш тарыхы үчүн керек болбосо гана.

Тиркемелер болсо, кайсы файлдар тапшырмага, CRMге же документтерге сакталууга тийиш экенин чечиңиз.

Катты CRM менен байлоо

Кат сатуу, колдоо, төлөм, келишим, кайталанган суроо же кардар долбооруна тиешелүү болсо, CRM менен байлаңыз. Жаңы opportunity түзүүдөн мурун ошол кардардын активдүү суроосу бар-жогун текшериңиз.

Каттан Тапшырма Түзүү

Кат конкреттүү иш талап кылса, тапшырма түзүңүз: жооп даярдоо, файлды текшерүү, шарттарды макулдашуу, эсеп чыгаруу, маалыматты жаңыртуу, кардар менен байланышуу же суроону башка бөлүмгө берүү.

Тапшырмада күтүлгөн жыйынтык, жооптуу адам, мөөнөт же артыкчылык, кат же CRM контексти, керектүү файлдар жана даярдык критерийи болушу керек.

Каттын темасы тапшырманын түшүндүрмөсүн алмаштырбайт.

Жооптор жана сыртка кеткен каттар

Жооп жөнөтүүдөн мурун жөнөтүү кутусун, алуучуларды, көчүрмөлөрдү, теманы, тиркемелерди жана кол тамганы текшериңиз. Жалпы кутуда кардар кайсы команда жооп бергенин жана кийинки кадамга ким жооптуу экенин түшүнүшү керек.

Ички жазууларды, draft файлдарды, жеке шилтемелерди же команда пикирлерин сыртка жөнөтпөңүз.

Чыгуучу каттарда жеткирүү фактылары өзүнчө көрсөтүлөт. Кезекте жана Пландалган абалы жөнөтүү бүтө электигин билдирет; Жөнөтүлдү өзүнчө sentAt менен ырасталат, ал эми scheduledSendAt пландалган убакытты гана көрсөтөт. Ката чыккан сапта түшүнүктүү себеп жана укук болсо Кайталоо же Жокко чыгаруу аракети берилет. Аракеттер журналы менен техникалык reasonCode диагностика үчүн гана: кодду колдонуучуга түшүндүрмө кылып көрсөтпөңүз жана Жөнөтүлдү абалына чейин катты кетти деп эсептебеңиз.

Кезекте турган же пландалган катты жокко чыгарардан мурун портал өзүнчө ырастоону ачат. Туура синтетикалык draft тандалганын текшерип, документация даярдаганда акыркы аракетке чейин токтоңуз.

Жалпы Кутулар

Жалпы кутуда жеткилик жана жоопкерчилик бөлөк. Бир нече адам катты көрө алат, бирок кийинки кадамга бир адам жооптуу болушу керек.

Жаңы каттарды ким иштетерин, кечиккен жоопторду ким көзөмөлдөрүн, кайсы каттар CRM-ге өтөрүн, кайсылары тапшырма болорун жана кандай билдирүүлөр керек экенин аныктаңыз.

Коопсуздук

Туташуу иштебесе, даректи, колдонмо сырсөзүн, серверлерди, портторду жана коопсуз туташууну текшериңиз. Каттар көрүнбөсө, укуктарды, папканы, синхрондоону жана жергиликтүү сактоо жөндөөлөрүн текшериңиз.

Сырсөздөрдү, токендерди, ички техникалык URL-дарды же кардардын жеке маалыматтарын тапшырма аталышына же ачык пикирге көчүрбөңүз.

Жакшы тажрыйбалар

• Кирген каттарды мааниси боюнча иштетиңиз: жооп берүү, CRM менен байлоо, тапшырма түзүү, жазуу калтыруу, жабуу.
• Кардар каттарында кийинки кадам CRMде көрүнүп турганын текшериңиз.
• Каттан түзүлгөн тапшырмада теманы эле эмес, натыйжаны жазыңыз.
• Жалпы кутуларда иштетүүгө жооптуу адамды белгилеңиз.
• Ички жазуулар тапшырмаларды жана CRM чечимдерин алмаштырбайт.

Тред кезектери жана жооптуу адам

Кирген кутуну треддер же өзүнчө каттар катары көрүүгө болот. Тред режиминде Баары, Меники, Бөлүштүрүлбөгөн, Бизден жооп күтүлүүдө, Кардардан жооп күтүлүүдө, Мөөнөтү өткөн, Кийинге калтырылган жана Жабык кезектери бар. Кезек почтанын көчүрмөсү эмес, тизмедеги суроону гана өзгөртөт.

Ачык тредди өзүңүзгө же укугу бар кесиптешке дайындаңыз, кийинки жоопту команда же кардар берерин белгилеңиз жана керек болсо даяр убакытка жылдырыңыз. SLA белгиси өз убагындагы, мөөнөтү өткөн, жылдырылган жана жабык абалдарды айырмалайт. Чечилген тредди жабыңыз, жаңы иш чыкса кайра ачыңыз. Аракеттен кийин тредди кайра окуп, кайталоодон мурун учурдагы абалын текшериңиз.

Почтадагы автоматташтыруу жана тартип

Каттар агымы чоңойгондо, аны кол менен эмес, эрежелер жана папкалар менен иреттеңиз:

• Каттын картасы жана иш аракеттери — триаж, жооп жана кайра жөнөтүү, каттан тапшырма, CRM байланыштары, тиркеме чектери жана ACL/купуялык.

• Кирүүчү каттарды иштетүү эрежелери — CRMде мүмкүнчүлүктү автоматтык түзүү, жооптууну дайындоо, авто-жооп жөнөтүү жана каттарды шарттар (жөнөтүүчү, домен, тема, тиркемелер) боюнча жайгаштыруу.

• Почта папкаларын башкаруу — папкаларды түзүү жана жүргүзүү, каттарды жылдыруу жана массалык аракеттерди колдонуу.

Байланыштуу бөлүктөр

• CRM
• Тапшырма түзүү
• Тапшырма пикирлери
• Документтер