Кирүүчү каттарды иштетүү эрежелери
Кирүүчү каттар эрежелери почтаны кол менен иреттөөдөн башкарылуучу процесске айлантат. Ар бир катты окуп, иреттеп, CRMге кол менен киргизбестен, шарттарды жана аракеттерди бир жолу сүрөттөйсүз — жана портал аларды ар бир жаңы катка автоматтык колдонот.
Бул сатуу жана колдоо бөлүмдөрү үчүн өзгөчө баалуу: сайттан келген өтүнмө же кардардан келген кат дароо жооптуусу бар CRM мүмкүнчүлүгүнө айланат, ал эми типтүү каттар бош менеджерди күтпөй авто-жооп алат.
Эрежелер кошулган куту үчүн анын жөндөөлөрүндө орнотулат. Кутуну кантип кошуу керектиги — Почта бөлүмүндө.
Эреже кантип иштейт
Ар бир эреже эки бөлүктөн турат:
- Шарттар — кайсы каттарда эреже иштейт;
- Аракеттер — портал ылайыктуу кат менен эмне кылат.
Жаңы кат келгенде, портал эрежелерди кезеги менен текшерип, биринчи ылайыктуусун колдонот. Ошондуктан эрежелердин кезеги маанилүү: тар жана артыкчылыктуу эрежелерди жалпыларынан жогору кармаңыз.
Шарттар
Шарттар кайсы каттар эрежеге туура келерин сүрөттөйт. Жеткиликтүү шарттар:
| Шарт | Качан колдонуу керек |
|---|---|
| Жөнөтүүчү | конкреттүү даректен келген каттар — мисалы, туруктуу кардар же өнөктөш. |
| Жөнөтүүчүнүн домени | бир компаниянын бардык каттары (@ белгисинен кийинки дарек боюнча). |
| Алуучу | жалпы кутунун конкреттүү дарегине келген каттар (сатуу, колдоо, эсептер). |
| Тема | темасында ачкыч сөзү бар каттар — «өтүнмө», «эсеп», «даттануу». |
| Папка | кутунун белгилүү папкасына түшкөн каттар. |
| Тиркемелердин болушу | файлы бар каттар — мисалы, келишимдер же текшерүүгө документтер. |
Шарттарды бүт почтага эмес, керектүү агымга гана иштегидей айкалыштырыңыз. Өтө кенен шарт автоматташтырууну каталардын булагына айлантат.
Редактордо кошулган шарттарды кантип бириктирүүнү тандаңыз:
- Бардык шарттар — кат көрсөтүлгөн шарттардын ар бирине дал келиши керек;
- Каалаган шарт — жок дегенде бир шарт дал келсе жетиштүү.
Шарттардын тизмеси бош болсо, агым чектелбейт. Мындай эрежени үлгү катта сынап, ал бардык кирген каттарды кармабай турганын текшермейинче иштетпеңиз.
Аракеттер
Аракеттер ылайыктуу кат менен эмне болорун сүрөттөйт. Жеткиликтүү аракеттер:
- CRMде мүмкүнчүлүк түзүү — кат мүмкүнчүлүккө айланат, аны менен андан ары бөлүм иштейт; булагы жана мазмуну сакталат.
- Жооптуу дайындоо — мүмкүнчүлүк же агым дароо ээси болот, кол менен бөлүштүрүүнү күтпөйт.
- Агымдын абалын коюу — кат алышууну керектүү абалга которуу (мисалы, «ишт» же «жооп талап кылат»).
- Жооп талап кылынат деп белгилөө — жооп берүүчү катты бөлүп көрсөтүү же ошондой белгини алып салуу.
- Катты белгилөө — маанилүү каттарды көзгө көрүнөө бөлүп көрсөтүү.
- Папкага жылдыруу — каттарды папкалар боюнча автоматтык иреттөө.
- Авто-жооп жөнөтүү — үлгүдөгү жоопту кезекке коюу (төмөндө караңыз).
- Катты жергиликтүү калтыруу — мүмкүнчүлүк ачуунун кереги жок болгондо, катты CRMге жылдырбай иштетүү.
Бир эреже бир нече аракетти аткара алат: мисалы, мүмкүнчүлүк түзүү, жооптуу дайындоо жана кардарга авто-жооп жөнөтүү.
Авто-жооп
Авто-жооп кат эрежеге туура келгенден кийин алдын ала даярдалган жоопту кезекке коёт; ал дароо эмес, кийин ушул ящиктен жөнөтүлөт. Эгер ящик саясатында чыгуучу автоматташтыруу өчүрүлгөн болсо, авто-жооп жөнөтүлбөйт. Ящиктин өзүнө жана no-reply жөнөтүүчүлөргө жооптор өткөрүлүп жиберилет.
Авто-жоопту жөндөгөндө эсепке алыңыз:
- Текст же үлгү — жөнөтүүчү так эмнени алат. Текстти кыска жана пайдалуу кармаңыз.
- Муздатуу мезгили — бир эле жөнөтүүчүгө кайра авто-жоопту канча убакытка чейин жөнөтпөө, кат алышууда адамды бирдей каттар менен көмүп салбоо үчүн.
- Аракеттердин чеги — авто-жооп бир жөнөтүүчүгө жалпы канча жолу кете алат.
Авто-жоопту тирүү жооптун имитациясына айлантпаңыз. Анын милдети — кабыл алынганын ырастоо жана мөөнөт боюнча күтүүнү коюу, менеджердин ишин алмаштыруу эмес.
Ката болгондон кийин конкреттүү кезектеги каттын же каралманын абалын текшерип, ийгиликсиз аракетти гана кайталаңыз. Бүт операцияны кайталоо дубль жаратышы мүмкүн.
Эрежелердин артыкчылыгы
Портал биринчи ылайыктуу эрежени колдонот, ошондуктан кезек жыйынтыкты чечет:
- тар эрежелерди (конкреттүү жөнөтүүчү, конкреттүү тема) кененинен (бүт домен, каалаган каттар) жогору кармаңыз;
- жалпы эреже жеке эрежеге туура келүүчү каттарды кармап калбаганын текшериңиз;
- эскирген эрежелерди агымга байкатпай таасир этмек кылбай өчүрүңүз.
Мисалда текшерүү
Эрежени тирүү агымда иштетүүдөн мурун, аны бир кат мисалында текшериңиз. Текшерүү шарттар иштемек беле жана кайсы аракеттер аткарылмак экенин көрсөтөт, — ушинтип өтө кенен шарттарды жана эрежелердин чырын алар чыныгы кардарларга тийгенге чейин табасыз.
Жакшы тажрыйбалар
- Бир түшүнүктүү агымдан баштаңыз: сайттан келген өтүнмөлөр, колдоо дарегине келген каттар, жеткирүүчүлөрдөн эсептер.
- Шарттарды эреже ашыкча каттарды камтыбагыдай жетишерлик тар кылыңыз.
- Мүмкүнчүлүк ээсиз калбашы үчүн эрежеде жооптууну дайындаңыз.
- Жаңы эрежени иштетүүдөн мурун бир кат мисалында текшериңиз.
- Авто-жоопту кабыл алынганын ырастоо үчүн колдонуңуз, менеджердин жообунун ордуна эмес.
- Эрежелерди үзгүлтүксүз карап чыгыңыз: эскиргендерин өчүрүп, туура эмес иштегендерин тактаңыз.
Кеңири таралган каталар
- Өтө кенен шарт — эреже бүт почтадан, анын ичинде таратуулардан жана спамдан мүмкүнчүлүк түзөт.
- Аракетте жооптуу жок — мүмкүнчүлүктөр ээсиз чогулуп калат.
- Бир нече эреже чырлашат — жалпы эреже кезектин айынан жеке эрежеден мурун каттарды кармап калат.
- Муздатуу мезгилсиз авто-жооп — жөнөтүүчү ар бир билдирүүсүнө бирдей каттарды алат.
- Эреже мисалда текшерилбей иштетилди — каталар чыныгы кардарларда гана көрүнөт.
Байланыштуу бөлүктөр